|
Работа с базами данных в текстовом редакторе Microsoft WordВ условиях недостатка времени на изучение такой темы, как “Базы данных”, для ознакомления учащихся с основными понятиями этой темы можно использовать текстовый редактор Microsoft Word. С этой целью может быть применена возможность редактора, которая называется “слияние данных”. Напомним основные положения (см. также [1]). При проведении слияния задействованы две части: база данных и документ, а сама операция слияния как раз и позволяет объединить их (в документе используются данные из базы данных). Как правило, слияние применяется для оформления в документе текстового редактора писем, информация для которых (фамилии адресатов, их адреса и т.п.) хранится в базе данных. В статье [1] приведен ряд примеров использования слияния документов при решении задач “школьной” жизни. Возможны и другие примеры. В простейшем случае в качестве базы данных можно использовать таблицу, оформленную в Microsoft Excel, в которой каждому полю соответствует отдельная колонка1. Итак, пусть имеется лист электронной таблицы Microsoft Excel (см. рис. 1). На нем представлена информация об учениках школы: фамилия, имя, класс, пол и дата рождения, а также для каждого учащегося рассчитано число полных лет в его возрасте и определено, является ли он (она) именинником на текущей неделе. Этот лист и будем рассматривать как базу данных.
Рис. 1
Рис. 2
Рис. 3 Сначала учащимся предлагается простое задание: в текстовом редакторе Microsoft Word напечатать список, скажем, 10а класса. Задача решается следующим образом. 1. Открывается панель инструментов Слияние (Вид — Панели инструментов — Слияние). 2. Во вкладке Рассылки выбирается пункт Выбрать получателей — Использовать существующий список, после чего следует указать файл Excel со списком учеников (см. рис. 2), а в нем — соответствующий лист. 3. Выбираются (по одному) поля базы данных, которые будут использоваться в основном документе (нужные поля слияния). Для этого предназначена кнопка Вставить поля слияния (см. рис. 32). После вставки полей в документ между их именами нужно сделать необходимое число пробелов. Если на этом и закончить работу, то будет отобран список всех учеников в таблице, причем на одном листе будут представлены фамилия, имя и обозначение класса лишь одного ученика. Поэтому для решения поставленной задачи надо воспользоваться фильтром — выбрать Изменить список получателей — Фильтр и в окне Фильтр и сортировка выбрать “Класс”, “равно” и “10а” (см. рис. 4).
Рис. 4
Рис. 5 4. Для объединения всех отобранных записей в одном документе необходимо выполнить команды Найти и объединить — Изменить отдельные документы — Объединить все. 5. Ну а для того, чтобы все фамилии были на одной странице, следует заменить разрыв раздела на знак абзаца по всему документу (см. рис. 5). Конечный вид документа представлен на рис. 6.
Рис. 6 Фактически мы только что продемонстрировали, как создать простейший запрос к базе данных. После этого можно предложить ученикам самостоятельно выдать список всех, кто родился в текущем месяце, “невезучих”, родившихся 13-го числа, всех, кто родился в первой половине года, и т.п. Можно также создавать запросы со сложными условиями. Например, получить список всех девочек, родившихся в феврале, или список всех Маш и Марий, список мальчиков для военкомата (тех, кому исполнилось 16 лет) и т.п. Несколько более сложные запросы возникают, когда мы хотим получить, например, список всех мальчиков 7-х классов. Очень часто ученики не обращают внимания, что в графе (поле) “Класс” стоит обозначение класса с буквой. Это означает, что в фильтре запроса в списке Сравнение (см. рис. 4) необходимо использовать пункт “содержит”. Думаем, читателям не составит труда придумать десяток-другой запросов к этой очень понятной базе данных. Интересным аспектом предложенной методики является обсуждение с учащимися преобразования логических выражений (сложных условий). Рассмотрим следующий запрос: “Требуется выдать список девочек старших классов, у которых в поле “Имя” записано Лена или Елена”. Здесь мы имеем четыре условия: 1) поле “Имя” равно “Лена” (обозначим его для краткости — Л); 2) поле “Имя” равно “Елена” (Е); 3) поле “Класс” содержит 10 (К10); 4) поле “Класс” содержит 11 (К11). После обсуждения с учащимися общего
условия для отбора значений в список можно
получить такое: (Л ИЛИ Е) И (К10 ИЛИ К11) = Л И К10 ИЛИ Л И К11 ИЛИ Е И К10 ИЛИ Е И К11. Таким образом, фильтр будет следующим: Имя равно Лена И Класс содержит 10 ИЛИ Имя равно Лена И Класс содержит 11 ИЛИ Имя равно Елена И Класс содержит 10 ИЛИ Имя равно Елена И Класс содержит 11. Фрагмент окна Фильтр и сортировка с таким условием3 приведен на рис. 7.
Рис. 7. Фрагмент окна Фильтр и сортировка Опыт показывает, что при применении описанной методики, во-первых, большинство учеников не испытывают особых трудностей в понимании того, что они должны сделать, а стало быть, осваивают основные понятия баз данных и технику создания запросов. Во-вторых, очевидной является и чисто практическая польза с точки зрения общей компьютерной грамотности. Литература 1. Сенокосов А.И. Слияние документов как лучшее средство от головной боли. / Информатика, № 2/2006. Примечание редакции. Как отмечалось, при описании методики автор использует версию Microsoft Word 2007. В предыдущих версиях редактора вид панели инструментов Слияние отличается от представленного в статье. В таких версиях: 1) для выбора файла Excel со списком
учеников в качестве источника данных следует
использовать кнопку 2) для вставки в документ нужных полей
слияния предназначена кнопка 3) для отображения имен полей или
отобранных значений используется кнопка 4) окно Фильтр и сортировка вызывается с помощью
кнопки 5) объединить все отобранные записи в одном
документе можно с помощью кнопки 6) замена разрыва раздела на знак абзаца по всему документу осуществляется “обычными” средствами Word (Правка — Заменить, с использованием специальных символов). 1 При создании этой таблицы целесообразно ознакомить учащихся с такими понятиями, как “база данных”, “поле”, “запись” и “запрос”. — Прим. ред.2 Автор использует версию редактора Word 2007. — Прим. ред.3 В окне условие представлено не полностью (используется вертикальная полоса прокрутки). — Прим. ред.Ал. Ив. Сенокосов |
|
|
(Открыть источник данных);
(Вставить поля слияния);
(Поля/данные);
(Получатели).
После этого надо щелкнуть на стрелке (
) рядом с надписью на заголовке
столбца и выбрать пункт Дополнительно;
(Слияние в новый документ);