Текстовые документы

Часть 1. Основные понятия и функции текстового процессора

В этой статье на примере процессора MS Word излагается технология создания текстовых документов, тесно связанная с другими приложениями компьютерной технологии, — в первую очередь с электронными таблицами, базами данных и сетью Интернет.

Хотя эти статьи не являются ни курсом делопроизводства, ни курсом верстки, особое внимание уделено “литературным” вопросам подготовки документа, который, в частном случае, может быть и служебной запиской, и руководством пользователя, и оригинал-макетом книги, передаваемым в типографию для тиражирования.

Рассказ о текстовых документах мы разделили на две части. В части 1 рассматриваются общие вопросы, которые помогут вам получить целостное представление о постановке задачи и механизмах создания текстового документа:

— задачи, решаемые текстовым процессором;

— основные понятия процессора;

— окно MS Word и основные инструментальные средства процессора.

В заключение части 1 изложены рекомендации и требования, связанные с “литературным” оформлением текстового документа.

В части 2 на ряде примеров излагаются принципы технологии подготовки как структурных элементов текстового документа, так и документа в целом.

1. Редакторы текстов и документов

Текстовые процессоры предназначены для создания, редактирования и отображения произвольных текстовых документов — от конфетной обертки или визитной карточки до многотомной энциклопедии со множеством таблиц, рисунков, указателей.

Многие элементы текстового документа (таблицы, рисунки и т.п.) имеют графическую природу, и поэтому текстовый документ принципиально отличается от текстового файла. Поэтому редакторы текстовых документов чаще всего называют текстовыми процессорами.

Ныне наиболее известны процессоры “Лексикон”, Microsoft Word, WordPerfect и др.

Кроме того, особое место в группе пакетов, работающих с документами, занимают так называемые настольные издательские системы (НИС) — Aldus PageMaker, Corel Ventura, QuarkXPress. Как правило, издательские системы используются только для подготовки набранного документа к тиражированию (верстка, макетирование издания). Для набора текста удобнее применять текстовые процессоры (типа MS Word), а для создания и редактирования иллюстраций — графические системы (типа CorelDRAW! — векторные изображения или Adobe Photoshop — растровые изображения). Впрочем, современный Word давно примыкает к НИС, и его полиграфические возможности (см. часть 2) так велики, что почти любую книгу можно подготовить к печати, не прибегая к услугам издательских систем.

Тем не менее Word не предназначен для изготовления полиграфической продукции особо сложной структуры — например, всевозможных атласов, много­красочных (“глянцевых”) журналов и т.п.

MS Word — один из основных элементов офисной технологии Microsoft, которая по разным причинам стала стандартом де-факто в российских организациях.

Вам необходимо четко различать три текстовых редактора, которые уже много лет функционируют в среде Windows.

1. Блокнот, создающий текстовые файлы “канонического” формата в кодировке CP-1251 или Unicode.

2. WordPad — текстовый процессор (упрощенный вариант MS Word, ранее Write), создающий форматированные текстовые документы и способный служить OLE-сервером.

3. Мощный текстовый процессор MS Word.

2. Основные задачи текстового процессора

Формулируя задачи, которые должен решать текстовый процессор, нам нужно ориентироваться на некий усредненный, обобщенный “образ” документа. Иными словами, мы должны перечислить задачи, которые приходится решать большинству пользователей (например, при подготовке такой книги, как наша).

Прежде всего текстовый процессор должен обслуживать “макрооперации”:

1) основной стандарт редактирования;

2) базовый набор операций: работу с блоками (фрагментами) текста — выделение блока, перемещение, копирование и удаление; поиск и замену фрагментов текста; печать файла или его фрагмента;

3) подготовку полноценного форматированного текстового документа (с графикой, таблицами и т.д.).

В свою очередь, при решении третьей группы задач процессор должен обладать следующими возможностями.

· Форматирование символов с применением “типографских” шрифтов TrueType (OpenType) и возможностью присваивать выделенной последовательности символов произвольные начертания (обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив). Кроме того, пользователь должен иметь возможность подчеркивать символы, преобразовывать их в ^{верхние} и _нижние индексы, в капитель; изменять расстояние между символами с учетом их рисунка (кернинг), набирать сжатый текст или текст разрядкой, смещать символы относительно базовой линии строки.

· Форматирование абзацев с установкой границ абзаца на странице (между полями), установкой отступа или выступа в первой (красной) строке, установкой междустрочного интервала, c выравниванием текста в границах абзаца и т.д.

· Форматирование страниц с вставкой колонтитулов и сносок.

· Автоматизированное составление указателей — в первую очередь предметного указателя и оглавления документа.

· Вставка в документ и обработка графических объектов (фотографий, рисунков, диаграмм, рисованных объектов и др.).

· Вставка в документ и обработка таблиц.

· Табуляция в абзацах.

· Создание многоколоночных документов (в том числе в “газетном стиле”).

· Проверка правописания и автоматический перенос слов с учетом языка документа или его фрагментов.

· Поиск синонимов и антонимов слов по тезаурусу.

· Декоративные функции: обрамление объектов документа (абзацев, страниц, ячеек таблиц, графики) различными типами рамок и заливка рамок — цветом, оттенком серого, узором; создание художественных надписей, буквиц и т.п.

· Вставка в документы объектов, созданных в других приложениях.

· Выполнение требований, предъявляемых к оригинал-макету документа, — например, устранение “висячих строк”, запрет отрывать заголовок от следующего абзаца и др.

· Вставка разрывов страниц, произвольных символов, названий структурных элементов документа — рисунков, таблиц, формул.

· Создание перекрестных ссылок и гиперссылок.

· Регистрация исправлений, сравнение версий документа, рецензирование, вставка примечаний и скрытого текста.

· Механизмы оптимизации работы над документом (автотекст, автозамена) и т.д.

· Печать документов в двух ориентациях (книжной и альбомной); размещение нескольких страниц на одном листе; печать конвертов и почтовых наклеек.

· Слияние данных из различных источников (например, адресов из таблицы MS Word), с основным документом (например, с письмом в разные адреса) и др.

3.1. Что такое Microsoft Word

После запуска MS Word процессор по умолчанию предлагает вам начать создание нового документа под условным наименованием Документ1 (Document1). Шаблон этого документа (Обычный) хранится в стандартном файле Normal.dot (см. следующий пункт). Вы можете подготовить документ (или часть документа), а затем сохранить его на диске (команда [Файл-Сохранить как...]) в виде файла с произвольным именем и расширением doc.

Открытие и сохранение файлов-документов выполняется по стандартным правилам Windows. С помощью вкладки [Сервис-Параметры.../Сохранение] вы можете заранее указать промежуток времени (например, 20 минут), по истечении которого Word будет автоматически сохранять ваш документ. На этой же вкладке мы рекомендуем вам установить флажок “Всегда создавать резервную копию”.

В отличие от Paint Word является многооконным приложением. Это означает, что вы можете одновременно открыть несколько документов, причем часть из них может быть готовыми файлами, а часть — заготовками (без имени, но с обозначениями Документ1, Документ2 и т.д.).

Максимальное число одновременно открытых документов определяется памятью машины, вашими потребностями и способностью лавировать при работе между несколькими окнами.

Как уже говорилось, MS Word позволяет разделить (расщепить) окно документа на два подокна (команда [Окно-Разделить]) и одновременно работать с разными частями одного и того же документа.

В новых версиях MS Word используется модифицированный стандарт MDI, — для каждого открытого документа открывается копия окна приложения.

Предусмотрены и средства конвертирования файла из одного формата в другой; в частности, новый MS Word позволяет сохранять файлы в форматах Word 6.0/95, htm, rtf и многих других. Кроме того, Word дает возможность восстанавливать текст из любого файла.

3.2. Шаблоны документов

Пользователи часто работают с документами определенного типа, например, — с отчетами, деловыми письмами, календарями, приглашениями и т.д. Документы одного типа обычно имеют сходные элементы (например, одинаковые фрагменты текста), сходный стиль оформления, требуют специфического подбора пиктограмм панелей инструментов и т.п. Word позволяет упростить подготовку нового документа, предлагая для него специальную заготовку — шаблон. В комплекте Windows имеются готовые шаблоны для документов общего типа (Normal, Обычный), для расписаний встреч, факсов, резюме, дипломов, сертификатов и т.д. Пользователь имеет возможность по команде [Файл-Создать...] создавать собственные шаблоны, например, бланки писем с логотипом и реквизитами фирмы, заготовки договоров или приглашений и т.п.

Шаблон — это служебный файл с расширением dot, который содержит всевозможную информацию о структуре и оформлении документов конкретного типа, а также инструментарий для подготовки таких документов:

— фрагменты стандартного текста с форматированием, принятым для документов этого типа (например, для служебной записки или поздравления);

— стили;

— элементы автотекста;

— макросы;

— меню, панели инструментов и сочетания клавиш.

Для документов общего типа предусмотрен стандартный шаблон Обычный (Normal.dot).

3.3. Структура страницы

Чтобы не запутывать вас многочисленными возможностями форматирования страницы в текстовых процессорах, рассмотрим лишь один формат, который использует подавляющее большинство пользователей.

Страница — это лист бумаги формата A4 (210х297 мм). Будем считать, что задана односторонняя печать без переплета в книжной ориентации.

Общий формат страницы показан на рис. 1:

1 — верхнее поле: расстояние между верхним краем страницы и верхним краем первой строки на странице;

2 — нижнее поле: расстояние между нижним краем страницы и нижним краем последней строки на странице;

3 — левое поле: расстояние между левым краем страницы и левым краем всех строк, не имеющих отступа по левому краю;

4 — правое поле: расстояние между правым краем страницы и правым краем всех строк, не имеющих отступа по правому краю;

5 — от края до верхнего колонтитула: расстояние от верхнего края страницы до верхнего края этого колонтитула;

6 — от края до нижнего колонтитула: расстояние от нижнего края страницы до нижнего края этого колонтитула.

Поля страницы (в см) устанавливают на вкладке Поля команды [Файл-Параметры страницы...], а нумеруют страницы с помощью команды [Вставка-Номера страниц...]. Кроме того, левое и правое поля страницы можно изменить, передвигая методом “Drag-and-Drop” края серых областей на горизонтальной линейке.

Рис. 1. Общий формат страницы в текстовом процессоре

На странице мы различаем следующие структурные элементы:

· основной текст;

· верхний и нижний колонтитулы;

· сноски.

Основной текст страницы — это строки и абзацы, таблицы и рисунки. Некоторые из абзацев могут быть заголовками; рисунки и таблицы могут иметь подписи.

Колонтитул размещается в верхней или нижней части страницы и содержит некоторую информацию, которая как-то идентифицирует данный документ (номер раздела, название документа или раздела, дату, марку фирмы и т.п.). В колонтитул входит номер страницы. Колонтитулы автоматически воспроизводятся на каждой странице документа.

Чтобы вставить и отредактировать верхний (Header) или нижний (Footer) колонтитул, необходимо выбрать команду [Вид-Колонтитулы]. Колонтитул обычно связан с определенным стилем (см. п. 5).

Сноска — это примечание к слову или словосочетанию, которое может находиться или в нижней части страницы, или в конце документа. Каждая сноска помечается либо автоматически (порядковым номером со сквозной нумерацией — 1, 2, ...), либо пометкой по вашему выбору (например, звездочкой или номером). Сноска обычно связана с определенным стилем (см. п. 5).

Чтобы вставить сноску, необходимо выбрать коман­ду [Вставка-Сноска...] (или [Вставка-Ссылка Снос­ка...]); чтобы отредактировать сноску, надо выбрать команду [Вид-Сноски].

Все сноски данной страницы в отличие от колонтитула располагаются в пределах места, отведенного основному тексту страницы. Поэтому, чем больше сносок вы набрали на данной странице, тем меньше места останется для основного текста. Правда, если сносок слишком много, часть их может перейти на другую страницу.

3.4. Ориентация

Если вас не устраивает книжная ориентация текста, описанная выше (например, в документе имеются много­колоночные таблицы), вы можете на вкладке [Файл-Параметры страницы…/Размер бумаги] включить радиокнопку Альбомная (landscape, ориентация). Строки текста будут располагаться вдоль длинной стороны листа.

3.5. Символы, слова, строки, предложения

В позицию текстового курсора может быть введен любой символ из любого шрифта, подключенного к Windows. Символ — минимальная единица текстовой информации. Если для какого-то символа текущего шрифта нет клавиши (или вы не помните ее), — например, “№”, “е”, — введите символ клавишами { + NNN}, где NNN — десятичный код символа (при включенном индикаторе NumLock).

Слово — это произвольная последовательность букв и цифр, ограниченная с обоих концов служебными символами. Служебный символ — это пробел, точка, запятая, дефис и т.п.

Строка — произвольная последовательность символов между левой и правой границами абзаца (см. ниже).

Предложение — произвольная последовательность слов между двумя точками.

3.6. Абзац

Абзац (paragraph) — это структурный элемент текстового файла или текстового документа, представляющий собой, по мнению автора текста, законченный по смыслу фрагмент изложения.

В большинстве простых текстовых редакторов абзац — это группа смежных строк файла, первая из которых начинается с отступом (в начале строки находится несколько пробелов), а все последующие начинаются с отличного от пробела символа. Концом абзаца считается строка, за которой следует либо конец файла, либо строка с отступом.

В процессоре Word абзац — это произвольная последовательность символов, замкнутая символом “Возврат каретки” (код 13).

Допускаются пустые абзацы (одиночные символы “Возврат каретки”).

Абзац — простейшее, но фундаментальное понятие Word.

Абзац всегда начинается с новой строки, однако в отличие от многих текстовых редакторов Word не требует обязательного отступа вправо в первой (красной) строке абзаца. Первая строка может начинаться с отступом влево по отношению к остальным строкам абзаца (“висячая строка”), с нулевым отступом или, как обычно, с отступом вправо. Word фактически рассматривает абзац как одну длинную “строку”, размещая набранные слова в строке страницы (в пределах границ абзаца) и перенося слово на новую строку, если оно не уместилось в текущей.

Далее мы рассмотрим принципиально важные для нас характеристики абзаца.

В нашей книге понятия “параметры”, “атрибуты”, “свойства”, “характеристики”, “признаки” часто считаются синонимами. Применительно к абзацу парамет­рами мы будем считать характеристики его формата,
а атрибутами — требования, предъявляемые к положению абзаца на странице.

Параметры абзаца устанавливают на вкладке Отступы и интервалы диалогового окна <Абзац> команды [Формат-Абзац...] (Format-Paragraph...). Перечислим все параметры абзаца:

— отступ левой границы абзаца от границы левого поля страницы

(–5 Ј О_л Ј +5);

— отступ правой границы абзаца от границы правого поля страницы

(–5 Ј О_п Ј +5);

— отступ или выступ первой (красной) строки абзаца по отношению к левой границе всех остальных строк абзаца (О 0; В 0);

— междустрочный интервал;

— дополнительный интервал перед абзацем (в пунктах) — И_пд 0;

— дополнительный интервал после абзаца (в пунктах) — И_пс 0;

— способ выравнивания текста относительно границ абзаца.

Отступы. Все отступы отсчитываются от границ полей (не страницы!) в сантиметрах. Значение О_л и О_п может быть отрицательным. Условно мы отметили этот факт значениями –5 и +5, хотя в действительности значения отрицательных отступов зависят от ширины страницы, — строка абзаца может выходить за пределы границы поля, но не может оказаться вне страницы.

Отступ всех строк от правой границы поля всегда равен О_п (в см), например, 2,5; –1 и т.д. Если О_п < 0, строка переходит на правое поле.

Алгоритм установки левого отступа сложнее.

Если в списке первая строка: окна <Абзац> выбран элемент Отступ или (нет), первая строка будет набираться с отступом О_л + О (от границы левого поля), а остальные — с отступом О_л.

Если в указанном списке выбран элемент Выступ, то первая строка будет набираться с отступом О_л, а все остальные — с отступом В + О_л (от границы левого поля).

Междустрочный интервал можно выбрать из списка междустрочный: одинарный, полуторный, двойной, минимум, точно или множитель. По умолчанию предлагается одинарный интервал, величина которого равна максимальному кеглю шрифта в данной строке плюс небольшой добавок, зависящий от шрифта. Если вы хотите выбрать интервал минимум, точно или множитель, то в поле значение: придется указать интервал в пунктах или множитель (например, 1,2; 3 и т.п.).

Примечание. Если в строке окажутся слишком крупные символы, рисунки или формулы, интервал автоматически увеличится.

Отбивка. В книгах и газетах между смежными абзацами часто вставляют небольшой дополнительный промежуток (чтобы текст лучше читался). Этот промежуток в полиграфии называют отбивкой. Отбивку можно задать (в пунктах) в полях Интервал перед: (отбивка сверху, И_пд 0) или Интервал после: (отбивка снизу, И_пс 0).

Помните, что общий промежуток между абзацами всегда равен сумме Ипс (верхнего абзаца) и Ипд (нижнего абзаца) плюс междустрочный интервал.

Рис. 2. Примеры абзацев

На рис. 2 в качестве примера наглядно показаны четыре абзаца с разными параметрами. Пунктирной чертой отмечены поля страницы.

В абзаце 1 задан выступ первой строки и О_л < 0;
О_п > 0. В абзаце 2 нулевой В (О); О_л = 0, О_п < 0; междустрочный интервал увеличен, и между абзацами 1 и 2 установлена небольшая отбивка.

Абзацы 3 и 4 следуют один за другим без отбивки, причем в абзаце 3 задан отступ первой строки и О_л =
= О_п = 0 (обычная практика). В абзаце 4 задан отступ первой строки и О_л < 0; О_п = 0.

Между вторым и третьим абзацами указана большая отбивка (одним из способов: большим И_пс второго абзаца, большим И_пд третьего абзаца или суммой И_пс + И_пд)_.

Выравнивание текста в границах абзаца (alignment). Это — одна из характеристик абзаца в текстовом документе. Для каждого абзаца с помощью радиокнопок панели инструментов или раскрывающегося списка в диалоговом окне команды [Формат-Абзац.../Отступы и интервалы] можно указать один из четырех способов выравнивания: “По левому краю” (абзаца), “По центру” (в границах абзаца на странице или в строке ячейки), “По правому краю” (абзаца) и “По ширине” (текст абзаца выравнивается по левой и правой границам абзаца на странице или в ячейке). При выравнивании “По ширине” промежутки между словами на строке абзаца могут увеличиться. Для их уменьшения используют перенос слов (см. часть 2). Ниже показаны все способы выравнивания.

Атрибуты. На вкладке [Формат-Абзац.../Положение на странице] можно установить флажки атрибутов текущего абзаца:

1) запрет висячих строк (о висячих строках будет подробно рассказано в части 2 этой статьи);

2) не разрывать абзац;

3) не отрывать от следующего;

4) с новой страницы.

Установка флажка 2) означает, что текущий абзац целиком окажется на одной странице.

Активизированный флажок 3) означает, что если следующий абзац приходится переносить на другую страницу, за ним последует и текущий абзац.

Примечание. В частности, этот флажок устанавливается автоматически, если текущий абзац форматирован стилем Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д. Иными словами, заголовок любого уровня не может занимать последнюю строку на странице.

Установка флажка 4) означает, что текущий абзац будет начат с новой страницы.

3.7. Таблицы

На страницах документа могут размещаться специфические объекты MS Word — таблицы.

Каждая таблица состоит из некоторого количества строк и столбцов; на пересечении строки и столбца находится ячейка таблицы.

Работа с таблицами (меню [Таблица]) подробно описана в части 2 этой статьи.

3.8. Поля

В документах Word предусмотрен особый структурный элемент — поле (field). Информация, которая вводится в поля, служит специальным целям. Например, если вы введете в строку текста поле “Дата”, на месте этого поля при открытии документа будет автоматически появляться текущая дата. Если вы введете в строку поле “Предметный указатель”, Word автоматически включит значение этого поля (которое вы наберете или укажете) в предметный указатель.

Любое поле можно ввести с помощью универсальной команды [Вставка-Поле...], однако для наиболее важных типов полей (например, для предметного указателя) предусмотрены отдельные команды в пункте меню [Вставка], — например, [Оглавление и указатели...].

С помощью переключателей на вкладках Вид и Печать окна команды [Сервис-Параметры...] вы можете выдать поля на экран и (или) на печать. Следует различать код поля и значение поля. Поле выдается на экран и печать в фигурных скобках, причем сначала указывается код, а затем значение поля, например: { XE “Окно:документа” } (в данном случае это элемент предметного указателя). С помощью полей ведется, в частности, непосредственный обмен данными в приложениях Windows.

Форма — это структурированный документ с пустыми именованными полями ввода (или другими элементами управления), предназначенный для заполнения физическим или юридическим лицом и дальнейшей ручной или автоматизированной обработки.

В роли форм могут выступать: анкеты, всевозможные бланки, опросные листы, тесты, избирательные бюллетени, справки, контракты, договора, расписки; диалоговые окна (реже окна документов) для ввода просмотра и модификации данных в ИС и т.д.

Разработчики MS Word различают три типа форм:

— web-формы;

— печатные формы;

— электронные формы.

Web-форма отображается обозревателем Интернета на web-странице. Пользователь (зритель) заполняет такую форму (например, оформляет заказ на товар или заявку на участие в конференции, заполняет личную анкету) и нажимает какую-либо кнопку (например, Отправить). Форма пересылается в базу данных на сервере HTTP (протокол Web) и там обрабатывается.

Печатная форма чаще всего создается как обычный текстовый документ (часто с применением таб­личной технологии), а затем печатается и заполняется вручную или на пишущей машинке, — как стандартный бланк.

Что касается электронной формы, то предполагается, что она заполняется пользователем непосредственно в Word, а затем передается в базу-адресат по электронной почте или на один из серверов сети. Специальное приложение может выполнить необходимые операции над электронными формами: сортировку, выборку, суммирование и т.п.

Примечание. В статье об MS Excel показан пример анкеты, которая, строго говоря, может одновременно служить и печатной, и электронной формой. В самом деле, анкету можно просто распечатать в необходимом количестве экземпляров, а затем раздать персонам для заполнения. С другой стороны, пользователь может заполнить анкету в Excel, сохранить ее в файле с каким-либо заранее обусловленным именем и переслать файл как вложение по той же электронной почте.

В MS Word создается, как правило, шаблон электронной формы. Для этого фактически используется технология визуального программирования, позволяющая с помощью панели инструментов “Элементы управления” спроектировать своеобразное диалоговое окно с текстовыми полями (полями ввода), флажками, раскрывающимися списками. При этом создатель формы может воспользоваться разнообразными декоративными функциями процессора (вставить картинки, логотипы, “залить” участки формы цветом, узором и т.п.).

Пользователь формы выбирает команду [Файл-Создать...], затем задает шаблон формы, открывает его и заполняет как обычное диалоговое окно. Затем форму необходимо сохранить под каким-либо именем ([Файл-Сохранить как...]) и переслать по назначению.

Рис. 3. Пример электронной формы

На рис. 3 показан пример простой электронной формы, не требующий пояснений. В форме использованы основные элементы управления: текстовые поля, раскрывающийся список (он показан целиком), флажок, радиокнопки.

3.10. Язык текстового документа

Word фактически является “интернациональной” программой: он позволяет с равным успехом набирать и русские, и английские, и, скажем, немецкие тексты, независимо от “родного” языка вашей версии продукта.

Тем не менее язык абзаца (абзацев) может служить одним из его параметров, которым пользуется система проверки правописания, рассмотренная в части 2.

Любой фрагмент документа (абзац или выделенная последовательность абзацев) может быть явно объявлен принадлежащим тому или иному языку. Для этого необходимо выбрать команду [Сервис-ЯзыкВыбрать язык...] и в ее окне диалога выбрать язык из списка Пометить выделенный текст как..., т.e. выбрать элемент Русский, Английский (США ) и т.д. Такое же окно можно получить и при модификации или создании стиля абзаца (см. часть 2).

Если фрагмент документа содержит текст на разных языках, для автоматического определения языка при проверке правописания в этом же окне можно установить флажок Определять язык автоматически.

3.11. Структура документа

Каждый документ обычно делится на структурные разделы, которые называются по-разному: части, главы, параграфы, пункты, подпункты и т.д. Каждый раздел имеет заголовок, снабженный каким-либо текстовым обозначением или номером, например: Глава 5, 3.2, 5.4.1 и т.п.

Word не знает, что такое глава, что такое параграф или пункт. Для этой программы существует только понятие “заголовок” (heading), причем допускаются заголовки девяти уровней — от первого (наивысшего) до девятого.

Каждый заголовок — это абзац. Любому абзацу вы можете присвоить статус заголовка того или иного уровня. Например, абзацу

Глава 2. Персональный компьютер и его системы

можно присвоить статус “Заголовок 1”.

В нашем учебнике используются заголовки трех уровней:

· Заголовок 1 — Глава 2. Персональный компьютер...

· Заголовок 2 — 2.2. Представление и организация данных...

· Заголовок 3 — 2.2.2. Байт

Обратите внимание, что в нумерации заголовков мы придерживаемся определенного порядка: высший уровень мы отмечаем названием “Глава”, второй и третий уровни — структурированным номером (2.2, 2.2.2).

Таким образом, при таком подходе процессору MS Word совершенно безразлично конкретное содержание (включая номер) того абзаца, который мы объявили заголовком, скажем, второго уровня.

Процесс управления заголовками средствами программы Word будем называть структурированием документа. Разумеется, выделять, нумеровать, форматировать заголовки и составлять оглавление можно и вручную, однако Word позволяет резко упростить эту работу.

Во-первых, мы можем одним щелчком мыши присвоить любому абзацу статус заголовка любого уровня (т.е. форматировать абзац стилем Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д.).

Во-вторых, если нас не устраивает внешний вид заголовка того или иного уровня, можно изменить его стиль (см. часть 2), и все заголовки того же уровня автоматически изменят свой внешний вид в соответствии с новым стилем.

В-третьих, при желании можно поручить процессору дополнительную работу — автоматически пронумеровать все заголовки в соответствии с их иерархией и выбранным вами форматом номера.

В-четвертых, с помощью Word можно составить оглавление документа (Table of Contents), причем и в этом случае заголовку конкретного уровня приписывается определенный стиль оформления: Оглавление 1, Оглавление 2 и т.д. Обычно стиль строки оглавления отличается от стиля заголовка в тексте. При этом в оглавление можно включить только заголовки, уровень которых не ниже заданного (например, заголовки с первого по третий уровень). Это позволяет избежать слишком подробных и плохо читаемых оглавлений.

В целом такой механизм дает возможность в дальнейшем как угодно модифицировать документ (вставлять или удалять разделы, добавлять и удалять текст в разделах), — при этом оглавление легко заменить или обновить.

Кроме того, MS Word позволяет сформировать и другие справочные разделы документа: предметный указатель (терминов), список иллюстраций, таблицу ссылок.

4.1. Общие сведения

Общий вид окна приложения MS Word (совместно с окном документа) показан на рис. 4. Окно содержит все стандартные элементы, рассмотренные нами ранее.

На рис. 4 показаны зона заголовков, горизонтальное меню, три панели инструментов (две вверху и одна внизу), полосы прокрутки, линейки и строка состояния.

Рис. 4. Общий вид окна Word

Перечислим элементы окна, специфичные для процессора Word.

1) На горизонтальной линейке “укреплены” тре­угольники. Верхний треугольник (слева) предназначен для установки отступа в первой (красной) строке абзаца, а пара нижних треугольников (слева и справа), как правило, применяются для установки отступов абзаца от границ полей страницы (т.е. установки левой и правой границ абзаца). Эти отступы можно установить, передвигая треугольники вдоль линейки методом “Drag-and-Drop”. Кроме того, с помощью нижних треугольников можно переместить разделители столбцов таблицы.

На линейках имеются деления, причем светлые участки линейки — это ширина и высота области текста на странице, а серые участки слева, справа, сверху и снизу — это поля страницы.

2) В левой части горизонтальной полосы прокрутки находятся четыре кнопки выбора режима отображения: слева направо — Обычный, Web-документ, Разметка страницы и Структура.

3) В строке состояния находятся четыре вспомогательных поля: ЗАП, ИСПР, ВДЛ и ЗАМ. Для активизации поля необходимо дважды щелкнуть на нем мышью, — надпись на поле становится черной.

· ЗАП — на экран выдается окно <Запись макроса>, и вы можете приступить к визуальному созданию макроса (см. часть 2).

· ИСПР — процессор переключается в режим записи и отображения исправлений (см. часть 2).

· ВДЛ — указатель мыши переключается в режим выделения.

· ЗАМ — процессор переключается из режима вставки символов в режим замещения (замены).

Для восстановления стандартного состояния переключателя ИСПР, ВДЛ или ЗАМ дважды щелкните на нем мышью.

Примечание. Для переключения между режимом вставки и замены символов можно использовать клавишу . По умолчанию перед началом работы процессор Word устанавливает режим вставки.

4.2. Отображение документа на экране

Как уже говорилось ранее, текстовый документ может иметь четыре^* основных режима отображения на экране:

· режим Обычный;

· режим Web-документа;

· режим Разметка страницы;

· режим Структура документа.

Обычный режим устанавливается по умолчанию.

Чтобы установить режим отображения, необходимо воспользоваться любым из двух способов: 1) выбрать пункт меню [Вид] и щелкнуть мышью на одной из четырех радиокнопок: [Обычный], [Web-документ], [Разметка страницы] или [Структура]; 2) щелкнуть мышью на любой из четырех кнопок в группе полей выбора в левой части горизонтальной полосы прокрутки.

Как использовать режимы отображения? Наиболее универсальным является режим разметки страницы. В этом режиме вы видите документ именно таким, каким он появится на бумаге после распечатки (точнее, почти таким). Отделку текста целесообразно вести именно в режиме разметки страницы; более того, некоторые элементы документа (например, колонтитулы) можно вставлять только в этом режиме. Если ваша работа с Word в основном заключается в отделке текста, советуем вам “забыть” о режиме Обычный и пользоваться только режимом Разметка страницы.

На старых машинах работа в этом режиме отличалась низкой производительностью, особенно при прокрутке документа и вводе символов. На современных ПК разница в производительности между этими режимами практически незаметна, однако в обычном режиме вы не видите ни колонтитулов, ни сносок, ни номеров страниц (границей раздела между страницами служит пунктирная черта).

Режим структуры документа (Структура) следует устанавливать только в одном случае: при форматировании заголовков документа. Далее мы покажем, что можно обойтись и без этого режима.

4.3. Основные инструментальные средства

MS Word располагает теми же инструментальными средствами, что и остальные приложения Microsoft Office. Главное в этих средствах: инструментальная триада “горизонтальное меню — панели инструментов — контекстное меню”, а также другие элементы интерфейса, тщательно изученные нами в статье “Графический интерфейс пользователя”.

4.4. Ввод текста в программе Word

Принципиальное упрощение этого стандарта, предусмотренное в Word, заключается в том, что для перехода на новую строку вам не нужно нажимать клавишу . Когда набираемый текст достигает правого края абзаца, Word автоматически переходит на новую строку. При этом, если необходимо, на новую строку будет перенесено либо последнее слово текущей строки, либо часть слова (если допускается автоматический перенос — см. часть 2).

Закончив набор абзаца, нажмите клавишу . В текстовом процессоре Word символ, посылаемый в текст при нажатии , служит не концом строки, а концом абзаца.

Если вы хотите перейти на новую строку в пределах абзаца, нажмите+.

Для переключения алфавита (английского на русский и наоборот) можно использовать два способа: либо нажать левые клавиши + (или + , — в зависимости от настройки клавиатуры в Панели управления), либо щелкнуть левой кнопкой мыши на пометке En (Ru) на панели задач и выбрать язык в небольшом меню.

Позиция текстового курсора называется также точкой вставки (insertion point). Эта точка определяет позицию документа, в которой появляются:

· копируемый (перемещаемый) фрагмент документа;

· содержимое буфера обмена при выполнении команды [Правка-Вставить] или один из фрагментов буфера обмена Office после щелчка на одном из значков панели “Буфер обмена”;

· таблица, создаваемая в документе по команде [Таблица-Добавить Таблица];

· вставляемые графические объекты и объекты OLE.

Структурный элемент документа, в котором находится текстовый курсор, называется текущим (current) — текущее слово, текущий абзац, текущая страница и т.д.

В отличие от многих текстовых редакторов Word позволяет выдавать на экран изображения непечатаемых символов (пробела, маркера конца абзаца, маркера конца ячейки, символа Tab). Пробел отображается небольшой черной точкой, маркер конца абзаца — символом ¶, маркер конца ячейки таблицы — символом ¤, знак табуляции — символом и.

При отделке текста эти символы помогают управлять размещением абзацев, переносами, форматированием ячеек таблиц и т.д. В панели инструментов “Стандартная” имеется переключатель ¶, с помощью которого можно включить или выключить показ на экране всех непечатаемых символов. Рекомендуется отключать отображение непечатаемых символов перед печатью документа, перед составлением оглавления и указателей (иначе вы можете забыть о существовании на страницах каких-либо “паразитных” текстов).

Примечание. Переключатель ¶ соответствует флажку Все на вкладке [Сервис-Параметры.../Вид]. Если вы не видите на экране знака табуляции, установите флажок Знаки табуляции на вкладке Вид окна команды [Сервис-Параметры...].

5. Стили оформления

Мы рассматриваем два типа стилей оформления:

· стиль абзаца, представляющий собой следующую совокупность параметров форматирования: все характеристики шрифта, все характеристики абзаца, табуляцию, границы и заливку, язык, вид рамки, нумерацию (если данный абзац станет элементом списка-перечисления (см. часть 2));

· стиль символов, представляющий собой следующую совокупность параметров форматирования: все характеристики шрифта, границы и заливку, язык.

В процессоре MS Word аппарат стилей играет очень важную роль:

— во-первых, вы можете создать необходимые вам стили абзаца и (или) символов и при необходимости применять их к тексту (т.е. должным образом форматировать его) одним щелчком мыши (или нажатием кнопки, или сочетания клавиш). Например, можно создать стили рисунка, номера рисунка и т.п. Это значительно упрощает работу;

— во-вторых, встроенные стили Нижний колонтитул, Верхний колонтитул, Номер страницы, Текст сноски вообще избавляют вас от необходимости заботиться о форматировании этих элементов документа;

— в-третьих, встроенные стили Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д. позволяют вам автоматически составить оглавление документа (без этих стилей Word не смог бы отличить обыкновенный абзац от заголовка).

Любой стиль вы можете изменить по своему усмотрению.

Список имеющихся стилей оформления можно выдать на экран двумя способами: либо щелкнув на кнопке раскрывающегося списка в левой части панели “Форматирование” (рис. 4 на с. 14), либо выбрав команду [Формат-Стиль...]. В этом списке названия стилей абзаца помечены символом “¶”, а названия стилей символов — буквой а.

В новейших версиях Word пометки отсутствуют, а работа со стилями ведется с помощью команд [Формат-Стили и форматирование…] и [Сервис-Шаблоны и надстройки].

Подробно работа со стилями описана в части 2.

6. Восстановление текстов

В ряде случаев текстовый документ, на подготовку которого затрачено много сил, невозможно открыть ни одним приложением на вашем ПК. Причин может быть много: физический дефект в заголовке файла, “работа” вируса, несовместимость двух приложений (того, в котором создавался документ, и того, в котором его нужно открыть) и т.д. В этом случае при открытии файла в списке Тип файлов: необходимо выбрать элемент Восстановление текста из любого файла (*.*), указать имя файла и нажать кнопку Открыть. Файл будет открыт как двоичный, т.е. служебная информация будет проигнорирована, а весь обнаруженный в файле текст будет форматирован стилем Обычный. (Таким способом в MS Word можно открыть даже графический файл, — правда, на экране вы увидите просто “абракадабру”.)

Обычно в тексте, который появится на экране, будет много изъянов (например, потеряны некоторые буквы), однако вы добились главного — огромные куски текстовой информации можно привести в “божеский” вид, не набирая их заново.

7. Общие принципы подготовки текстового документа

Авторы рукописных текстов (статей, докладов, записок и т.п.) обычно отвергают претензии к внешнему виду своих произведений, ссылаясь на плохой почерк, нехватку времени и т.д. Однако оправдать внешние погрешности современного документа, изготовленного инструментальными средствами текстового процессора и отпечатанного на лазерном принтере, гораздо труднее, — их можно объяснить либо малограмотностью автора, либо его неуважением к читателю. Поэтому мы сочли необходимым подготовить минимальный комплект рекомендаций по оформлению текстового документа, следуя которым вы могли бы без опаски предъявить свое произведение любому адресату: собственному другу, издательству или канцелярии Президента РФ.

Разумеется, этот комплект не претендует на полноту и строгость: с одной стороны, это не курс делопроизводства (например, правильно составить докладную министру — это целая наука); с другой стороны, это не курс верстки (верстальщик и технический редактор — это самостоятельные и уважаемые профессии).

7.1. Как выбирать шрифты документа

Сотни шрифтов “TrueType”, которыми обычно располагают владельцы компьютера, не должны вызывать особых эмоций у пользователей.

Дело в том, что при создании более или менее стандартного текстового документа — статьи, реферата, книги (особенно гуманитарной) — достаточно использовать не более двух-трех шрифтов, иначе текст получится слишком пестрым и плохо читаемым.

Книжный текст набирают обычно шрифтом кегля 10–12 (пунктов), в документах меньшего масштаба и более узкого применения (рефератах, пояснительных записках, рукописях статей) уместно использовать более крупный кегль — 11–14.

Примечание. До того как статья появилась в печати, ее текст принято называть рукописью, даже если он напечатан на лазерном принтере, скажем, шрифтом “Times New Roman” (наиболее распространенный ныне шрифт).

Моноширинные шрифты (типа Courier) используют только для выделения фрагментов информации специального характера, — например, исходных текстов программ, простых формул, каких-то стандартных фраз (вроде “Курить запрещается”) и т.п. Правда, некоторые организации в России до сих пор требуют представления документов в шрифте Courier, имитирующем шрифт пишущей машинки.

Не следует злоупотреблять выделениями в текстовых документах — шрифтом или начертанием. Слишком много выделений придает документу либо неряшливый, либо слишком эмоциональный характер. Если вы хотите выделить слово или словосочетание в книжке образовательного или научного жанра, лучше всего использовать курсив (например, алгоритм), а в художественных произведениях, публицистике и т.п. более уместны полужирный шрифт или разрядка. Впрочем, из этих рекомендаций возможны многочисленные исключения.

Вместе с тем существуют области профессиональных и любительских занятий, в которых широко применяются как “экзотические”, декоративные шрифты (изготовление рекламы, поздравлений, календарей и т.п.), так и профессиональные шрифты — для географов, астрономов, геологов, шахматистов, музыкантов и т.д.

Примечание. Помните, что каждый шрифт, как и программа, — промышленный продукт и защищается законодательством. Изготовление шрифта — это не забава, а сфера деятельности некоторых коммерческих фирм, которая служит им источником существования.

Наконец, следует иметь в виду, что в документ текстового процессора часто включают текстовые фрагменты, изготовленные средствами других приложений (OLE-серверов, графических редакторов и т.п.). Например, с помощью OLE-серверов Microsoft WordArt и Microsoft Equation вы можете включать в документ художественные надписи, выполненные по своему произволу, сложные математические уравнения, химические формулы и т.д. Точно так же средствами современных графических редакторов вы можете изготовить тексты самой причудливой формы.

7.2. Прописные и строчные буквы

Как ни странно, даже образованные люди иногда путают строчные, прописные и “заглавные” буквы. Напомним, что в слове “Радуга” буква Р — прописная, а остальные буквы — строчные. Иногда прописные буквы называют заглавными. Хотя нормами русского языка не предусмотрено особо строгих правил употребления строчных и прописных букв, пользователи часто перестраховываются, набирая прописные символы где надо и где не надо. Между тем следует иметь в виду, что даже такие сочетания, как “президент РФ” или “московский мэр”, в обычном тексте пишутся со строчной буквы. Прописные буквы употребляются в основном:

— в начале предложения и в аббревиатурах (МВД, ОБСЕ, SQL и т.п.);

— для обозначения имен собственных — физических лиц, организаций, планет и т.п., — например, Московский университет, Луна и др.);

— в письмах и обращениях (г-н Президент);

— в заголовках разделов, крупных глав и т.д.;

— чтобы подчеркнуть масштаб понятия (Сеть, Великая Депрессия, Вселенная) или в качестве стилистического приема, для придания эмоционального оттенка тексту (пиетет, ирония и т.п.), например: рука Мастера.

Написание “Вы” не только уместно, но и обязательно в письмах и обращениях, но в обычном тексте, обращаясь, скажем, к читателю, следует писать только “вы” (например, “чтобы создать выноску, вам необходимо...”).

Такие сочетания, как “Московский Институт Повышения Квалификации Работников Образования”, нельзя не признать малограмотными (интонация неуместного пиетета или, наоборот, литературной иронии), и уж совсем недопустимо составлять из прописных букв в обычном тексте название рядового произведения (“КУРС КОМПЬЮТЕРНОЙ ТЕХНОЛОГИИ”, все примеры — из подлинных текстов).

7.3. Служебные знаки

Под служебными знаками мы понимаем всевозможные знаки препинания и пунктуации: кавычки, скобки, точку, запятую, двоеточие, дефис и т.д.

Если служебный знак (например, кавычки) является первым в слове или завершает предложение (например, точка), между этим знаком и первой буквой слова (последней буквой предложения) никогда не набирайте пробел. Запятая или точка, оторвавшиеся от слова (набранные через пробел), делают текст неряшливым. Примеры недопустимых текстов: фирма “ Тюльпан”, Солнце взошло из-за тучи ., Ветер , поднявшийся в горах, и т.п.

Не путайте дефис (минус, -) и длинное и короткое тире (—, –). Дефис чаще всего применяется в сложных словах (вроде MS-DOS, контр-адмирал, научно-технический), а тире — это знак пунктуации. Дефис имеется на клавиатуре, а тире набирают обычно нажатием клавиш + + “серый минус”. Короткое тире ( + “серый минус”, “серый минус” означает правую клавиатуру) применяют и для обозначения знака арифметической операции “минус”.

Если предложение заканчивается двоеточием, то следующее предложение должно, как правило, начинаться со строчной буквы. Прописная буква после двоеточия производит неприятное впечатление (за редким исключением, когда это оправдано специфическим характером текста).

Кавычки. Большинство шрифтов TrueType содержит пять кодов, пять вариантов кавычек: прямые кавычки (34,"), открывающие и закрывающие кавычки (147 и 148, “”), угловые кавычки (171 и 187, «»). В литературном тексте всегда предпочтительнее употребление парных (угловых) кавычек (например, «Тюльпан» или, в крайнем случае, “Тюльпан”), однако помните, что в формальных языках, которыми широко пользуются в компьютерных технологиях (в командах программ, макросах, при записи формул в Excel, в запросах Access и Интернет), применяются исключительно прямые кавычки (иногда апострофы), например: "Наберите код клиента". Обычно на одной из вкладок окна команды [Сервис-Параметры...] или в окне команды [Сервис-Автозамена...] (на вкладке Автоформат) можно установить автоматическую замену прямых кавычек на парные, однако при необходимости вы можете пользоваться известным вам клавиатурным способом ввода нужных кавычек: + <код>.

Скобки. На клавиатуре имеются четыре пары скобок: круглые (()), квадратные ([]), фигурные ({}) и угловые (<>). Пользуйтесь ими по своему усмотрению.

Особые требования при верстке документа. Возможности использования процессора MS Word для верстки оригинал-макета печатного издания рассмотрены в части 2 статьи. Например, при верстке часто используется вставка специальных символов (команда [Вставка-Символ...]) — неразрывного пробела, длинного тире, знаков ©,®,™ и т.д.

Коротко о главном в части 1

1. Текстовый документ может содержать информацию любой природы: текст, графические объекты, звук, анимированные изображения, видеоклипы (фильмы). Текстовые документы создаются средствами текстовых процессоров типа MS Word, “Лексикон”, WordPerfect и др.

2. Основные задачи и возможности текстового процессора: форматирование символов с применением “типографских” шрифтов TrueType, с возможностью присваивать выделенной последовательности символов произвольные начертания (обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив) и возможностью подчеркивать символы, преобразовывать их в ^{верхние} и _нижние индексы, в капитель; изменять расстояние между символами с учетом их рисунка (кернинг), набирать сжатый текст или текст разрядкой, смещать символы относительно центра строки; форматирование абзацев с установкой границ абзаца на странице (между полями), установкой отступа или выступа в первой (красной) строке, установкой междустрочного интервала, c выравниванием текста в границах абзаца и т.д.; форматирование страниц с вставкой колонтитулов и сносок; автоматизированное составление указателей, — в первую очередь предметного указателя и оглавления документа; вставка в документ и обработка графических объектов (фотографий, рисунков, диаграмм, рисованных элементов и др.); вставка в документ и обработка таблиц; создание многоколоночных документов (в том числе в “газетном стиле”); проверка правописания и автоматический перенос слов с учетом языка документа или его фрагментов; декоративные функции: обрамление объектов документа (абзацев, страниц, ячеек таблиц, графики) различными типами рамок и заливка рамок — цветом, оттенком серого, узором; создание художественных надписей, буквиц и т.п.; вставка в документы объектов, созданных в других приложениях; выполнение требований, предъявляемых к оригинал-макету документа, — например, устранение “висячих строк”, запрет отрывать заголовок от следующего абзаца и др.; создание перекрестных ссылок и гиперссылок; регистрация исправлений, сравнение версий документа, рецензирование; механизмы оптимизации работы над документом (автотекст, автозамена) и т.д.; печать документов в двух ориентациях (книжной и альбомной); размещение нескольких страниц на одном листе; печать конвертов и почтовых наклеек и др.

3. Основные понятия текстового процессора: структура страницы; символы, слова, строки, предложения; абзац; язык текстового документа; графические объекты; таблицы; поля; формы; структура документа.

4. Приложение Windows MS Word располагает стандартным графическим интерфейсом пользователя: горизонтальное, нисходящее и контекстное меню, панели инструментов, механизмы настройки программы и отображения документа на экране.

5. Основные средства текстового процессора: способы отображения документа на экране (как в целом, так и отображение непечатаемых элементов документа); принципы ввода текста; выделение фрагментов текста и графических объектов; работа с буферами обмена; принципы форматирования; способы создания колонок в текстовом документе; cортировка данных в текстовом документе (документ как простая база данных); шаблоны документов; стили оформления; отмена команд; печать документов и многое другое.

6. Предполагается, что документ, подготовленный средствами текстового процесса, может представлять собой законченное литературное произведение, которое может выступать в роли полиграфического продукта. Поэтому в данной статье рассмотрены основные требования, предъявляемые к документу нормами русского языка, и требования к потребительским качествам документа как полиграфического продукта.