Часть 2. Редактирование текстовых
документов
Продолжение. См. № 17–24/2008; № 1–4/2009
В этой части статьи о текстовых
документах мы на практике изучим принципы
основных операций, которые позволят вам создать
с помощью компьютера полноценный текстовый
документ. Логически материал делится на
следующие части.
Прежде всего рассматривается аппарат
поиска фрагментов текста, замены и переходов (п.
2). Этот аппарат — прекрасный инструмент
“лингвистического” анализа и обработки
текстового материала. Затем излагаются три
взаимосвязанные темы, посвященные
форматированию символов, форматированию абзацев
и табуляции (пп. 3–5). Далее рассматриваются
частные, но принципиальные вопросы (пп. 6–8):
способы создания многоколоночного текста,
работа с таблицами и формирование оглавления
документа.
В “гуманитарном” разделе статьи (пп.
9–10) вы узнаете о грамматических и
полиграфических способностях процессора Word, а в
заключение (пп. 11–13) рассмотрены вопросы
повышения “производительности” работы над
документом и создания макросов, а также принципы
конвертирования файлов.
1. Основные инструментальные средства
MS Word располагает теми же
инструментальными средствами, что и остальные
приложения Microsoft Office. Главное в этих средствах:
инструментальная триада “горизонтальное меню —
панели инструментов — контекстное меню”, а
также другие элементы интерфейса, тщательно
изученные нами в статье “Графический интерфейс
пользователя”.
Напомним стандартные функции и
операции текстового процессора.
1. Запуск и завершение работы
приложения.
2. Настройка MS Word.
3. Создание нового документа.
4. Сохранение нового документа в том
или ином формате.
5. Сохранение существующего активного
документа (документ остается открытым).
6. Закрытие активного документа.
7. Переключение между окнами открытых
документов.
8. Работа с файлерами.
9. Использование системного набора
шрифтов ОС Windows.
10. Основной стандарт редактирования.
11. Выделение фрагментов текста и
графических объектов.
12. Метод “Drag-and-Drop”.
13. Применение буферов обмена Windows и
Microsoft Office.
14. Работа с блоками выделенного текста
или с графическими объектами с привлечением
буфера обмена (удаление, копирование,
перемещение).
15. Сортировка абзацев как целое,
абзацев по полям и столбцов таблицы.
16. Перемещение по документу.
17. Контекстный поиск.
18. Вставка графических объектов и
создание рисованных объектов средствами
приложения.
19. Обработка графических и рисованных
объектов.
20. Применение технологии OLE.
21. Применение DDE.
22. Создание и применение гиперссылок.
23. Отмена команд и повторение команд.
24. Установка режима отображения
документа в MS Word.
25. Предварительный просмотр документа
перед печатью.
26. Масштабирование в окне документа.
27. Одновременная работа с двумя
частями одного и того же документа.
28. Печать документов.
29. Настройка меню, создание
пользовательских панелей инструментов,
назначение командам кнопок и сочетаний клавиш.
2. Аппарат поиска, замены и переходов
Аппарат поиска и замены, помимо
прочего, служит неплохим средством
лингвистического анализа документа.
2.1. Общие положения
Для поиска фрагментов, их замены и
перехода к элементу документа предусмотрено
комбинированное немодальное окно с тремя
вкладками (рис. 1). Это окно появляется при выборе
любой из команд: [Правка-Найти…], [Правка-Заменить…]
или [Правка-Перейти…].
Рис. 1. Аппарат поиска, замены и
переходов
Щелкнув на вкладке Найти и набрав в
поле ввода Найти: искомый фрагмент текста или
указав специальный поиск (см. ниже), вы можете
просто отыскать искомое (кнопка Найти далее). Для
продолжения поиска нажмите эту же кнопку.
Для поиска и замены фрагментов
щелкните на вкладке Заменить (рис. 1) и наберите
искомый фрагмент в поле Найти:, а заменяющий
фрагмент — в поле Заменить на:. В этом случае вам
предоставляется два варианта.
1) Нажать кнопку Заменить. В этом случае
процессор, отыскав искомое, выделит его и сделает
паузу. Если вы нажмете кнопку Заменить, замена
будет сделана, и процессор перейдет к поиску
следующего фрагмента. Вы можете отказаться от
замены любого найденного фрагмента, нажав Найти
далее.
2) Если вы нажмете кнопку Заменить все,
процессор, не спрашивая вас, заменит все
найденные фрагменты и укажет в окне-сообщении
количество сделанных замен.
Для более сложных случаев нажмите
кнопку Больше  (результат
см. на рис. 2).
Рис. 2. Поиск и замена форматов
2.2. Контекстный поиск
Контекстный поиск (и замену) можно
вести и в окне рис. 1. Для более сложных случаев
можно воспользоваться флажками, показанными в
нижней левой части рис. 2. Ранее подробно
описаны все варианты контекстного поиска (Учитывать
регистр, Только слово целиком и т.д.).
2.3. Поиск и замена форматов
С помощью этой операции вы можете
найти (заменить): фрагменты, набранные заданным
шрифтом (с учетом начертания и размера),
видоизменения (например, нижние индексы или
капитель); абзацы с заданными параметрами
(например, с конкретным отступом в первой строке
или с заданным междустрочным интервалом); абзацы,
написанные на заданном языке или
форматированные заданным стилем, и т.д. (см. рис.
2).
В окне, показанном на рис. 2,
щелкните на поле Найти: (чтобы установить в нем
текстовый курсор). Затем щелкните на
кнопке-команде [Формат ].
Появляется список-меню ([Шрифт...], [Абзац...]
и т.д.), из которого вы должны выбрать то, что вы
хотите найти, — например, все символы шрифта Times New Roman кегля 12 (как на рис. 2).
Затем установите текстовый курсор в
поле Заменить на: и повторите операции, чтобы
указать процессору, чем надо заменить найденное
(на рис. 2 Arial кегля 10).
Далее вы действуете по общей схеме,
описанной в п. 2.1.
С помощью этой же операции можно,
например, заменить кегль у заданного шрифта,
удалить фрагменты с шрифтом заданного кегля
(оставив поле Заменить на: пустым) и т.п.
Примечание. Завершив операцию
“Поиск и замена форматов”, нажмите кнопку Снять
форматирование.
2.4. Поиск и замена специальных
фрагментов
В этом варианте вы можете найти
(заменить) разнообразные знаки и фрагменты: знаки
абзаца и табуляции, неразрывные пробелы, мягкие
переносы и т.д.
И в этом случае вы действуете так же,
как и при работе с форматами (рис. 3):
1) щелчок на поле Найти:;
2) щелчок на кнопке-команде [Специальный ] и выбор в
списке-меню искомого объекта;
3) щелчок на поле Заменить на:;
4) щелчок на кнопке-команде
[Специальный] и выбор в
списке-меню заменяющего объекта и т.д.
Рис. 3. Поиск и замена специальных
фрагментов
На рис. 3 в левом списке перечислены
объекты, которые можно найти, а в правом
списке — объекты, которыми можно заменить
найденное. Обратите внимание, что списки не
совпадают.
В нашем примере задано: заменить все
пустые промежутки (в том числе пробелы)
знаками абзаца. В частности, такая замена
позволит нам, например, составить словарь
документа (со всеми словоформами) для каких-либо
исследований или построить индекс с целью полнотекстового
поиска. Например, словарь можно рассортировать
и исследовать частотность употребления слов и их
словоформ.
Обратите внимание, что искомый и
заменяющий объекты отображаются в полях Найти:
и Заменить на: условными значками ^w и ^p.
 Для
дальнейшей работы над полученным документом
указанных замен, как правило, недостаточно: надо
еще удалить всевозможные служебные символы
(точки, запятые, точки с запятой, двоеточия,
дефисы, длинные и короткие тире и т.д.). Удаление
фрагмента (объекта) — это частный случай замены:
достаточно щелкнуть курсором на поле Заменить
на: и оставить это поле пустым. При этом
обратите внимание, чтобы курсор мерцал у левой
границы поля (для гарантии нажмите несколько раз
?). Иначе искомое может быть не удалено, а заменено
одним или несколькими пробелами.
2.5. Переходы
Простые переходы. На вкладке Перейти
немодального окна диалога команды [Правка-Перейти...]
вы можете указать точный адрес структурного
элемента активного документа, к которому следует
перейти (этим переход отличается от поиска).
Переходить можно к заданной странице, строке, закладке
(bookmark — не путайте с вкладкой — tab) и т.д.
Примечание. Закладки могут быть
использованы и для динамического обмена данными
(DDE).
Гиперссылки. Аппарат гиперссылок
подробно рассмотрен в статье об универсальных
операциях в приложениях Windows. Любой фрагмент
документа вы можете преобразовать в гиперссылку,
указывающую на закладку или на заголовок любого
уровня. Кроме того, гиперссылкой можно сделать
любую перекрестную ссылку. В таких случаях
простым щелчком на гиперссылке вы можете
переходить к закладке или объекту, на который
указывает перекрестная ссылка или гиперссылка.
Переходить к любому заголовку
документа можно и с помощью схемы документа (флажок
[Вид-Схема документа]).
3. Форматирование символов
Форматирование выделенной последовательности
символов — это стандартная операция, которая
одинаково применяется в офисных приложения Windows
— MS Word, MS Excel и MS PowerPoint.
Прежде всего выделите форматируемую
последовательность символов (от одного символа
до всего документа) или установите курсор в
слове, которое вы хотите форматировать.
3.1. Общая схема форматирования
Выберите команду [Формат-Шрифт...]
(на рис. 4 окно показано в уменьшенном виде).
Окно имеет три вкладки: Шрифт, Интервал
и Анимация.
На вкладке Шрифт вы можете выбрать
шрифт, начертание и размер шрифта. В
раскрывающемся списке Подчеркивание:, если
необходимо, выбирают вариант подчеркивания
(одинарное, двойное и т.п.). В группе флажков Видоизменение
можно установить для выделенного участка
зачеркивание, статус верхнего или нижнего
индекса, капитель, ВСЕ ПРОПИСНЫЕ, статус скрытого
(непечатаемого) текста и другие видоизменения,
перечисленные в окне. Для этого надо просто
установить соответствующий флажок (флажки).
Результаты ваших манипуляций с
форматом символов немедленно воспроизводятся в
демонстрационном подокне Образец.
На вкладке Интервал можно изменить
расстояние между символами выделенной
последовательности, поднять или опустить текст
относительно базовой линии строки, установить
кернинг.
Рис. 4. Форматирование символов
Операции на вкладке Анимация
(“экзотические” эффекты) вы можете освоить
самостоятельно.
Закончив установку параметров
формата, нажмите кнопку OK.
На рис. 5 на с. 11 основной текст
набран шрифтом Times New Roman кегля
12, а заголовок мы форматировали тем же шрифтом
полужирного начертания и кегля 14. Слово
“растрового” выделено курсивом.
3.2. Панель инструментов
На панели инструментов
“Форматирование” из раскрывающихся списков
можно выбрать название и размер шрифта,
присваиваемого фрагменту. Щелкая мышью на
пиктограммах-кнопках Ж, К или Ч, можно
присвоить начертание форматируемому фрагменту
(полужирный, курсив, с подчеркиванием). Как
правило, допускается любое сочетание начертания
и подчеркивания (например, возможен полужирный
курсив с подчеркиванием). В английских
версиях Word эти кнопки имеют пометки “B” (Bold), “I”
(Italic) и “U” (Underline).
Примечание. Кнопки начертаний и
подчеркивания — это флажки-переключатели (toggles).
Например, если выделенный фрагмент набран
обычным шрифтом, кнопка “Ж” всегда “отжата”.
После щелчка на этой кнопке она “опускается” в
гнезде, а текст становится полужирным. Повторный
щелчок возвращает кнопке и выделенному тексту
исходное состояние.
3.3. Формат по образцу
Закончив форматирование выделенного
участка текста, вы можете скопировать этот
формат (шрифт, размер, начертание) на другие
участки своего документа. Для этого дважды
щелкните на кнопке панели инструментов
“Стандартная”. Эта иконка называется “Формат
по образцу”.
Указатель мыши примет форму кисти  .
Перемещаясь по тексту с помощью
клавиатуры или мыши и нажимая левую кнопку мыши,
вы можете просто “закрашивать” выбранным
форматом участки текста (слова и отдельные
символы). Можно просто щелкать на словах.
Для возврата к обычной работе вновь
щелкните на кнопке Формат по образцу или нажмите
клавишу  .
Рис. 5. Форматирование символов и
абзацев
4. Форматирование абзацев
4.1. Общие сведения
Для форматирования одного абзаца
достаточно установить в нем текстовый курсор
(т.е. сделать абзац текущим). Для
форматирования нескольких абзацев их надо
обязательно выделить.
Основные параметры формата абзаца
рассмотрены в части 1 статьи. Кроме того, в ряде
случаев (например, при верстке текста)
необходимо указать атрибуты абзаца, т.е.
требования к положению абзаца на странице (см. п.
10.3).
В MS Word предусмотрена также
“декоративная” операция: один или несколько
абзацев (а также страницы документа) можно взять
в рамку той или иной формы и заполнить (“залить”)
рамку цветом, оттенком серого или каким-либо
узором.
Примечание. При подготовке
web-страниц термин “рамка” имеет другое значение,
которое мы не рассматриваем (в каждой рамке
располагается web-страница).
Несколько подряд расположенных
абзацев можно объявить списком-перечислением
— маркированным или нумерованным (см. ниже).
Наконец, к абзацу или группе смежных
абзацев можно применить стиль оформления (см.
ниже).
Границы абзаца на странице (между
полями) отмечаются треугольниками на
горизонтальной линейке (верхний треугольник
определяет Отступ или Выступ первой строки
абзаца).
4.2. Общая схема форматирования
Выберите команду [Формат-Абзац...].
На экране появится диалоговое окно с двумя
вкладками (рис. 6) — Отступы и интервалы и Положение
на странице. Рассмотрим первую вкладку.
В раскрывающемся списке Выравнивание:
выбирают способ выравнивания строк абзаца (на
рисунке показан По ширине).
Рис. 6. Форматирование абзацев
Отступ или выступ первой строки
(верхний треугольник горизонтальной линейки)
можно указать в сантиметрах: выбрать
соответствующий элемент в раскрывающемся списке
Первая строка: и заполнить поле ввода На:.
В полях ввода Слева: и Справа:
группы Отступ можно выбрать (или набрать) отступы
абзаца от левой и правой границ поля страницы
(поля ввода соответствуют нижним треугольникам
горизонтальной линейки).
Дополнительные возможности этой
вкладки: выбор междустрочного интервала (список Междустрочный:
и поле ввода (точнее, счетчик) Значение:,
установка отбивки абзаца в полях Перед: и После:
группы Интервал.
Междустрочный интервал (Line
Spacing). В вашем распоряжении несколько способов, с
помощью которых можно задать расстояние по
вертикали между строками выделенного абзаца. По
умолчанию Word предлагает интервал Одинарный,
величина которого равна максимальному кеглю
шрифта в данной строке плюс небольшой добавок,
зависящий от шрифта. Кроме того, можно указать
“полуторное”, двойное расстояние, точный
интервал в пунктах и др.
Отбивка абзаца. Отбивка абзаца
(в пунктах) устанавливается в полях Перед:
(отбивка сверху) и После: (отбивка снизу).
Напомним, что интервал по вертикали между двумя
смежными абзацами, т.е. между последней строкой
первого абзаца и первой строкой второго абзаца,
равен междустрочному интервалу плюс отбивка
первого абзаца снизу плюс отбивка второго
абзаца сверху.
Границы абзаца очень удобно
регулировать с помощью треугольников на
горизонтальной линейке.
Для установки отступа в первой
(красной) строке абзаца перетащите мышью вправо
(или влево) верхний треугольник на
горизонтальной линейке. Перетаскивая мышью
левый и правый нижние треугольники на
горизонтальной линейке, вы можете установить
левую и правую границы абзаца (т.е. установить
отступы абзаца от левой и правой границ полей
страницы — см. рис. 5). Если при перемещении
треугольников держать нажатой клавишу  , вы увидите на
горизонтальной линейке отступ и ширину абзаца в
см.
На рис. 5 показан выделенный абзац.
Обратите внимание на положение верхнего
треугольника и левого нижнего треугольника на
горизонтальной линейке: они указывают на отступ
в красной строке и левую границу выделенного
абзаца. Правый треугольник мы сдвинули влево, но
еще не отпустили кнопку мыши (поэтому на экране
видна вертикальная пунктирная линия). Как только
мы отпустим кнопку, правый край абзаца сместится
влево.
Не
смешивайте поля страницы, которые
устанавливаются в диалоговом окне команды [Параметры
страницы...] (см. часть 1, п. 3.3) и границы (отступы) абзаца
на странице (относительно полей). В частном
случае эти границы могут совпадать (отступы
нулевые). Верхний треугольник горизонтальной
линейки определяет левую границу первой
строки абзаца (отступ или выступ в красной
строке). Левый нижний треугольник горизонтальной
линейки определяет левую границу всех строк
абзаца, кроме первой. Правый нижний
треугольник горизонтальной линейки определяет
правую границу всех строк абзаца.
В заключение подведем общий итог
универсальным принципам форматирования
текущего абзаца на странице. На рис. 7
показаны три абзаца текущей страницы (с номером
496), помеченные номерами 1, 2 и 3.
Абзацы 1 и 3 имеют нулевые отступы
от границ полей страницы, — их границы совпадают
с левым и правым полями (это видно по серым полям
слева и справа горизонтальной линейки). Первая
(красная) строка абзаца 3 имеет отступ от
границы абзаца 0,5 см.
Рис. 7. Принципы форматирования
текущего абзаца
Текущим является абзац 2, — это видно
по текстовому курсору, расположенному в
четвертой строке этого абзаца. На рисунке хорошо
видны установленные нами параметры этого абзаца.
Отступ от левой границы (поля) равен 2 см, а отступ
от границы правого поля — 0,8 см. Первая (красная)
строка абзаца 2 имеет отступ 1 см от границы
абзаца. Все установки отмечены положением
треугольников на горизонтальной линейке, о
которых говорилось выше.
Обратите внимание на раскрывающийся
список стилей на панели “Форматирование”.
Текущий абзац мы форматировали стилем otbiv3, который предусматривает
дополнительный промежуток перед абзацем 2 (в
данном случае — 3 пункта). Разумеется, эту отбивку
мы могли установить и не прибегая к механизму
стилей, — просто в диалоговом окне [Формат-Абзац],
поле Интервал Перед:. На глаз видно, что для
абзаца 3 установлена чуть меньшая отбивка (т.е. он
отстоит от абзаца 2 на расстоянии Междустрочный
интервал плюс примерно 2 пункта).
4.3. Панель инструментов
На панели инструментов
“Форматирование” имеются четыре радиокнопки
(наборы черных строк), каждая из которых
определяет один из взаимоисключающих способов выравнивания
строк абзаца (слева направо):
1) строки выравниваются по левой
границе абзаца;
2) строки выравниваются по центру;
3) строки выравниваются по правой
границе абзаца;
4) строки выравниваются по ширине (т.е.
по левой и правой границам).
В последнем случае промежутки между
словами несколько увеличиваются (см. далее
описание переносов). Чтобы выбрать способ
выравнивания, нажмите соответствующую кнопку.
Эти радиокнопки соответствуют списку Выравнивание:
в окне <Абзац>.
4.4. Границы и заливка — оформление
абзацев
 Чтобы
создать рамку вокруг абзаца и заполнить ее
узором, можно воспользоваться панелью
инструментов “Таблицы и границы” (рис. 8). В
частности, с помощью этой панели можно выбрать
тип обрамления (сплошное, снизу, сверху и т.д.),
ширину и тип линии (раскрывающиеся списки слева),
а также некоторые варианты заливки.
Рис. 8. Панель инструментов “Таблицы и
границы”
Разнообразными возможностями
оформления документа обладает диалоговое окно
команды [Формат-Границы и заливка...]. В этом
окне на вкладке Граница имеется несколько
вариантов рамок (например, объемная, с тенью и
т.д.), множество типов линий разной ширины и
разного цвета. Вкладка Страница позволяет
взять в рамку страницы всего документа, а вкладка
Заливка — выбрать заполнение рамки цветом,
оттенком серого (от 0 до 95%), каким-либо узором.
Примечание. Насыщенный оттенок
серого (начиная с 80%) превращает черные буквы в
белые на темном фоне.
На рис. 9 мы выделили и взяли четыре
абзаца в двойную рамку, заполнив ее узором
(градация серого 20%). Чтобы рамка была более
аккуратной, мы сдвинули влево нижний правый
треугольник на горизонтальной линейке (т.е.
изменили правую границу абзацев).
С помощью команд [Формат-Границы и
заливка...] и [Формат-Рисунок…] при
выделенном графическом объекте можно обрамлять
и заливать рисунки и картинки.
4.5. Создание списка-перечисления
Несколько последовательных
абзацев вы можете объявить списком-перечислением.
Пример такого списка, взятого в рамку, показан на рис.
9.
Рис. 9. Маркированный список и
обрамление
Элементом списка-перечисления
является обычный абзац. В чем смысл такого
списка? Никаких хитростей нет: просто вы красиво
оформляете участок документа — список
каких-либо однотипных текстов (например, список
параметров программы или вещей, которые вам надо
взять в поездку).
Мы рассмотрим две формы
списка-перечисления:
— маркированный список — каждый
абзац в списке будет отмечен каким-то символом
(по-английски такой символ называется bullet
(пуля), а по-русски — маркером или символом
списка);
— нумерованный список — каждый
абзац в списке автоматически нумеруется
(арабскими или римскими цифрами) или буквой
алфавита (например, A, B, C, ...).
Чтобы создать маркированный
список-перечисление, необходимо:
· выделить все элементы списка;
· выбрать команду [Формат-Список...];
· в диалоговом окне рис. 10 (вкладка Маркированный)
щелкнуть на демонстрационном подокне с
подходящим символом списка;
· нажать кнопку OK.
В окне хорошо видно, как будет
располагаться текст относительно маркеров
списка. Если вас не устраивает вариант,
предложенный по умолчанию, нажмите кнопку Изменить....
Появится диалоговое окно, в котором можно: 1)
заменить маркер списка; 2) изменить положение
(отступы) маркера и текста.
Рис. 10. Создание
списка-перечисления
Кроме того, вы можете выбрать маркер из
коллекции MS Clip Gallery (кнопка Рисунок…).
Если вы хотите иметь нумерованный
список-перечисление, щелкните на вкладке
Нумерованный (рис. 10). В дальнейшем, при
вставке или удалении элементов такого списка,
все номера изменяются автоматически.
Чтобы отменить у выделенных
абзацев статус списка-перечисления, щелкните на
подокне Нет.
Для упрощенного формирования
списка-перечисления можно нажать одну из двух
кнопок оформления абзацев на панели
“Форматирование”.
4.6. Работа со стилями
Для оптимизации работ по
форматированию документа в MS Word предусмотрен
аппарат стилей, которые можно применить к
последовательности абзацев или
последовательности символов.
Как уже говорилось в части 1,
существует два основных типа стилей оформления:
· стиль абзаца, определяющий
основные параметры формата абзаца: шрифт со
всеми его видоизменениями; абзац со всеми его
характеристиками; позиции табуляции (если в
абзаце предусмотрен символ Tab (9)); границы; язык;
рамка; нумерация (если абзац является элементом
списка-перечисления);
· стиль символов, определяющий
шрифт со всеми его видоизменениями; границы и
язык.
Список имеющихся стилей оформления
можно выдать на экран двумя способами: либо
щелкнув на кнопке раскрывающегося списка в левой
части панели “Форматирование” (рис. 9), либо
выбрав команду [Формат-Стиль...]*.
В первом списке перечисляются стили,
используемые в активном документе.
Второй список (рис. 11) вы можете
сформировать, если выберете в раскрывающемся
списке Список: либо все встроенные стили,
либо стили, используемые в активном документе,
либо пользовательские стили. В этом списке
названия стилей абзаца помечены символом “¶”, а
названия стилей символов — буквой а.
Каждый стиль имеет имя (название). Большинство
имен произвольно (имена присваиваются
пользователем), однако имеются и
зарезервированные имена стилей, на основании
которых Word проводит те или иные операции: Обычный, Заголовок 1, Оглавление 2, Номер
страницы и др. Стили очень удобно
использовать при вставке рисунков (подумайте —
как, ответ дан ниже), форматировании подписей к
рисункам и т.д.
Что можно делать с этими списками?
Во-первых, вы можете применить
(присвоить) определенный стиль к некоторому
элементу документа. Например, установив
текстовый курсор в каком-то абзаце и выбрав в
списке стилей элемент Заголовок 2
(в панели инструментов “Форматирование”), вы
присвоите этому абзацу статус заголовка второго
уровня.
По общим правилам MS Word, выбранный в
списке стиль абзаца будет применен либо к абзацу,
в котором находится текстовый курсор (если вы не
выделили текст), либо ко всем выделенным
абзацам. Стиль символов будет применен к тому
слову, которое содержит текстовый курсор (если вы
не выделили текст), либо к выделенной
последовательности символов.
Во-вторых, вы можете модифицировать
существующий стиль (например, стиль оформления
сноски) либо создать новый стиль. Для этого нужно
выбрать команду [Формат-Стиль...], которая
откроет диалоговое окно (рис. 11).
Рис. 11. Применение, модификация,
создание стилей
В этом окне можно просмотреть список
стилей, оценить внешний вид абзаца, оформленного
этим стилем (окно Абзац), и вид символов (Знаки).
В нижней части окна находится описание
выделенного в данный момент стиля. Чтобы
применить, создать, модифицировать стиль, надо
нажать одну из командных кнопок: Применить,
Создать..., Изменить....
Как “живут” и изменяются стили в
документах Word?
Когда вы создаете новый документ на
основе определенного шаблона (например, шаблона
Normal.dot), стили этого шаблона копируются в ваш
документ. Вы можете изменить стили текущего
документа, однако стили шаблона изменятся только
в том случае, если при модификации стиля
установлен флажок Добавить в шаблон (рис.
13).
В вашем распоряжении несколько
вариантов управления стилями. Например, можно
скопировать модифицированные стили активного
документа в шаблон документа (с расширением dot),
непосредственно изменить стили в шаблоне (открыв
его командой [Файл-Открыть...] как обычный
файл), скопировать стили из шаблона в текущий
документ, скопировать стили из одного документа
в другой.
Приведем пример. Вы создали несколько
документов на основе шаблона Normal.dot, а затем
обнаружили, что стиль сносок и заголовков
второго и четвертого уровней вас не
удовлетворяет. Как быть? Разумеется, можно
заменить эти стили в каждом документе отдельно:
это несложная, хотя и довольно нудная процедура.
А можно сделать проще: 1) открыть эти документы; 2)
командой [Формат-Стиль...] заменить в активном
документе стили, которые вас не удовлетворяют; 3)
скопировать стили из активного документа в
каждый документ с помощью кнопки Организатор...
окна команды [Формат-Стиль...]. По умолчанию в
левом списке окна <Организатор> отображаются
стили активного документа, а в правом — стили Normal.dot. Вы можете закрыть Normal.dot
(кнопка Закрыть файл) и открыть любой другой
документ. Копировать стили из одного документа в
другой можно, выделяя их в левом или в правом
списке окна <Организатор> (направление
копирования автоматически изменяется в
зависимости от того, в каком списке имеются
выделения).
Работая со стилями, следует иметь в
виду следующие обстоятельства.
1) Если вы применили определенный
стиль к элементу документа (например, абзацу), то
в дальнейшем, если вы измените этот стиль,
автоматически изменится оформление всех
абзацев, к которым ранее был применен этот стиль.
2) Применив к абзацу какой-либо стиль,
вы не утрачиваете возможности как угодно
изменять его параметры (вручную). Например,
изменение параметров символов в таком абзаце —
обычная практика. Можно изменить и параметры
абзаца, — например, удалить в нем отбивку. Однако
в этом случае при повторном применении к абзацу
того же стиля (например, чтобы восстановить
отбивку) процессор попросит уточнить ваши
намерения (рис. 12):
Рис. 12. Переопределение стиля или
параметров абзаца
Примечание. Этот запрос появится
только в том случае, если при создании
(модификации) стиля отключен флажок Обновлять
автоматически (рис. 13).
Логика запроса очевидна: вы изменили
параметры стиля Отбивка_4, и вам
предлагается выбор: либо изменить сам стиль
(используя новые установки), либо восстановить
в этом абзаце параметры стиля Отбивка_4
(не меняя исходного стиля).
3) Если вы изменили не стиль, а
оформление абзаца (символов), форматированного
каким-либо стилем, то судьба остальных абзацев
(символов), форматированных тем же стилем,
зависит от состояния флажка Обновлять
автоматически, установленного при создании
или изменении данного стиля (рис. 13).
Рис. 13. Изменение стиля
Если этот флажок был установлен, все
изменения будут отражены в других абзацах
(символах), форматированных данным стилем.
Изменится и сам стиль. Иногда это приводит к
неприятным последствиям, — вы что-то где-то
изменили, но вовсе не собирались менять другие
элементы документа. Поэтому рекомендуется
снимать этот флажок, чтобы частные изменения в
каком-то абзаце (без изменения стиля!) не
приводили к автоматическому изменению стиля и
синхронным изменениям всех других элементов
документа, оформленных стилем этого абзаца.
В заключение отметим, что определенный
стиль можно применять и к точке вставки
графического объекта. Например, если вы хотите,
чтобы рисунок вставлялся по центру страницы, с
заданным расстоянием от предшествующей строки,
создайте для знака абзаца (точки вставки) нужный
стиль и применяйте его к абзацу — точке вставки.
С помощью кнопки Клавиша… можно
установить для определенного стиля сочетание
клавиш, например: 
+ 2.
5. Табуляция
5.1. Общие сведения
Для выравнивания отдельных фрагментов
текста в группе смежных абзацев применяется управляющий
символ табуляции (Tab — код 9).
Символ “Табуляция”, направленный
в строку абзаца, создает пустой промежуток,
длина которого отсчитывается от левого поля
страницы (в см). В этом промежутке после знака
табуляции можно набирать любой текст.
Правый край указанного промежутка
называется позицией табуляции, причем эта
позиция отмечается на горизонтальной линейке маркером
табуляции (иногда говорят — табулостопом).
Пример абзаца с тремя знаками
табуляции показан на рис. 14.
Рис. 14. Механизм табуляции
Каждый промежуток, образованный
знаком табуляции, характеризуется двумя
основными параметрами:
— способом выравнивания (текста):
по левому краю, по центру, по правому краю;
— заполнителем остающегося после
набора текста промежутка: “пусто”, пунктирная,
штриховая или сплошная черта.
На рис. 14 мы показали основные
варианты:
1) для первого (слева) знака табуляции
установлены: позиция 2 см, выравнивание по левому
краю (т.e. набираемый текст xxx... “упирается” в
табулостоп справа), а в качестве заполнителя
выбран пунктир;
2) второй знак имеет позицию 4 см,
выравнивание — по правому краю (т.e. набираемый
текст xx... “упирается” в табулостоп слева),
заполнитель — “пусто”;
3) третий знак имеет позицию 6 см, а
выравнивание — по центру, т.e. набираемый текст
xxxxxx... располагается симметрично, с обеих
сторон табулостопа. Заполнитель — сплошная
черта.
Параметры табуляции отображаются в
диалоговом окне команды [Формат-Табуляция...] (рис.
14, снизу). Мы выделили вторую позицию табуляции, и
в этом окне видны включенные радиокнопки,
определяющие оба параметра этого знака
табуляции (выравнивание и заполнитель).
5.2. Применение табуляции
В процессоре MS Word предусмотрены две
схемы работы с табуляцией, которые мы назовем
визуальной и инструментальной.
Визуальная схема. На рис. 15
показан небольшой список (три колонки), который
мы аккуратно выровняли средствами табуляции.
Рис. 15. Применение табуляции
Сначала мы набрали два заголовка
(“Знаки операций...” и т.д.), а затем — шесть
абзацев со знаками операций отношения. Колонки
разделены знаками табуляции.
В левой части горизонтальной линейки
имеется небольшое поле с “макетом” маркера
табуляции. Щелкая по нему мышью, можно придать
ему любую форму (маркер выравнивания справа,
слева, по центру и др.).
Выбрав нужную форму (выравнивание по
левому краю), мы выделили шесть нижних
абзацев рисунка и два раза аккуратно щелкнули по
нижнему краю горизонтальной линейки, — в
позициях табуляции (~2,3 см и ~3,75 см). Оба правых
столбца списка оказались выровненными с правой
стороны табулостопов (это показано пунктирной
чертой).
Левый столбец списка выровнен с
помощью верхнего треугольника на горизонтальной
линейке (отступ в первой строке абзаца).
Инструментальная схема. Позиции
табуляции можно устанавливать с помощью
диалогового окна команды [Формат-Табуляция...]
(рис. 14, снизу), причем заполнитель можно
указать только с помощью этого окна.
В частности, при создании стилей Оглавление 1, Оглавление 2
и т.д., как правило, указывают табуляцию, позиция
которой совпадает с правым полем страницы (чтобы
номера страниц были выровнены по правому
краю), например:
5.5.2. Папки, программы и
документы 123
В качестве заполнителя уместно
выбрать либо “пусто”, либо пунктир.
6. Способы создания колонок в текстовом
документе
В ряде случаев возникает
необходимость расположить текст всего документа
или его фрагмента в несколько колонок (столбцов).
Процессор предлагает два основных (и
принципиально разных) способа создания
многоколоночного текста.
Во-первых, в несколько колонок можно
расположить обычный текст, — так, как это
делается в газетах и некоторых книжках. Такой
текст и его отдельные фрагменты могут быть
снабжены общими заголовками (в газетном стиле).
Для создания многоколоночного текста можно
использовать команду [Формат-Колонки...] или
кнопку на панели инструментов “Стандартная”.
Как всегда, эта команда применяется к
предварительно выделенному участку документа.
При этом “газетный” заголовок текста надо
оставить невыделенным (то есть выделение
текста надо начать ниже заголовка). Команда
[Формат-Колонки...] позволяет не только создать
колонки, но и указать для каждой колонки ширину,
а также задать промежутки между колонками.
Во-вторых, во многих документах
имеются те или иные списки, состоящие из
нескольких колонок (столбцов), которые надо
как-то выровнять на странице. Для операций с
такими столбцами можно воспользоваться двумя
механизмами:
1) создать обыкновенную таблицу (см.
следующий пункт) и оставить ее без обрамления.
Тогда каждая ячейка таблицы будет представлять
собой обособленный фрагмент текста, и читатель
документа даже не догадается, что перед ним —
стандартная таблица;
2) использовать для разделения текста
на колонки сначала символ табуляции (код 9), а
затем — для позиционирования столбцов — маркер
табуляции на горизонтальной линейке или
диалоговое окно команды [Формат-Табуляция...].
Пример такого списка показан на рис. 15.
Оба способа примерно одинаковы и по
трудоемкости, и по результатам: они дают
возможность задать правые или левые границы
колонок и выровнять текст по этим границам, а
также выровнять текст по центру заданной
позиции.
Кроме того, табличная технология
позволяет выровнять текст и по ширине колонки.
7. Работа с таблицами
Таблица Word содержит m строк (m  1) и n столбцов (n 1). Основной структурный
элемент таблицы — ячейка, т.е. фрагмент
документа на пересечении столбца и строки.
Английские термины для таблицы, столбца, строки и
ячейки — table, column, row и cell.
В любой ячейке таблицы могут
находиться данные одного из стандартных типов:
текст, числа, даты, а также графические объекты.
Кроме того, в ячейке может находиться другая
таблица.
Все команды по обработке таблиц
собраны в пункте [Таблица] (Table)
горизонтального меню.
Создание таблицы. В вашем
распоряжении четыре способа создания таблицы MS
Word, причем все таблицы появляются в точке
вставки.
1) Нарисовать таблицу. Для этого
нажмите кнопку  в
панели инструментов “Стандартная” или
установите флажок [Вид-Панели инструментов Таблицы и границы].
Появится панель инструментов “Таблицы и
границы” (рис. 16).
С помощью раскрывающихся списков в
верхней части этой панели выберите форму и
толщину линии для создаваемой таблицы. Затем
щелкните на левой верхней кнопке (с изображением
карандаша) и нарисуйте таблицу с произвольным
числом строк и столбцов. Теперь можно заполнять
ячейки информацией.
Рис. 16. Панель “Таблицы и границы”
2) Вставить пустую таблицу. Для
вставки пустой таблицы нажмите эту кнопку  (в панели
“Стандартная”) и, не отпуская ее, методом “Drag-and-Drop”
“закрасьте” нужное количество строк и столбцов
в открывшемся окне (см. рисунок). Это окно
соответствует команде [Таблица-Добавить Таблица], однако
при выборе этой команды надо явно указать в ее диалоговом
окне число строк и столбцов
вставляемой таблицы.
3) Вставить пустую таблицу.
Выберите команду [Таблица-Добавить (Вставить)Таблица]. В
появившемся диалоговом окне со счетчиками
укажите число столбцов и число строк создаваемой
таблицы, нажмите OK.
4) Преобразовать в таблицу
существующий текст. В последнем случае вы
набираете текст таблицы построчно, разделяя
столбцы разделителем (например, символом табуляции),
а строки — символом абзаца. Затем следует
выделить все строки таблицы и выбрать команду [Таблица-ПреобразоватьПреобразовать в
таблицу…].
В окне диалога этой команды (рис. 17)
вы можете:
1) проверить правильность расстановки
разделителя столбцов (по числу столбцов,
указанному в окне); 2) подобрать ширину столбцов; 3)
указать разделитель; 4) выбрать шаблон таблицы (Автоформат…).
Обычно, если число столбцов набрано правильно
(т.е. в каждой строке число разделителей
одинаково), пользователь сразу нажимает OK.
Рис. 17. Преобразование текста в
таблицу
Ниже показаны пример исходного текста
таблицы и готовая таблица (рис. 18):
Рис. 18. Подготовка таблицы
Далее, если текстовый курсор
установлен где-то в таблице, вам становятся
доступными все команды меню [Таблица]. Опишем
наиболее важные операции.
Манипуляции с разделительными
линиями. Командой [Таблица-Автоформат…]
можно подобрать наиболее подходящий формат
(совокупность разделителей, обрамление) для
вашей таблицы (рис. 19):
Рис. 19. Подбор обрамления таблицы
Если выделить две или более смежных
ячеек, можно объединить их командой [Таблица-Объединить
ячейки], — например, чтобы создать общий
заголовок над двумя или несколькими столбцами (рис.
20):
Рис. 20. Объединение ячеек
Наконец, если воспользоваться блоком
кнопок “Внешние границы”  , можно как угодно удалять и
восстанавливать различные разделители в
таблице, — как этого требует ее содержание. Если
установить указатель мыши на один из
разделителей (указатель примет вид
двунаправленной стрелки), можно перемещать
границы строк и столбцов в любом направлении.
Пользуясь командами меню [Таблица],
вы можете вставлять, добавлять и удалять строки и
столбцы (строки выше (ниже) выделенной строки,
столбцы справа (слева) выделенного столбца).
Приступая к работе над таблицами,
щелкните на флажке-переключателе [Отображать
сетку]. Тогда каждая таблица на экране будет
выделена серой сеткой, с помощью которой легко
манипулировать ячейками, строками и столбцами.
Эта сетка никогда не печатается.
Примечание. Если сетка выглядит
яркой и при повторном щелчке на этом флажке не
отключается, выберите команду [Автоформат...]
и в ее диалоговом окне (рис. 19) выберите
элемент Нет.
1) Не
путайте линии сетки с рамкой-шаблоном таблицы,
предназначенной для оформления таблицы в
распечатке (см. ниже).
2) Не путайте строку таблицы (row) с
обычной строкой текста (line). Строка таблицы может
содержать несколько строк текста.
Выделение. Напомним, что для
выделения одной ячейки достаточно подвести
указатель к ее левой границе (указатель примет
форму черной стрелки) и щелкнуть мышью. Для
выделения столбца необходимо подвести указатель
к верхней границе столбца (указатель примет
форму черной стрелки) и щелкнуть мышью. Для
выделения строки необходимо подвести указатель
к левой границе столбца (указатель примет форму
обычной стрелки) и щелкнуть мышью. Для выделения
всей таблицы нужно установить курсор где-нибудь
внутри таблицы и выбрать команду [Таблица-ВыделитьТаблица].
Манипуляции с содержимым ячейки.
Ячейку таблицы можно рассматривать как некую
“мини-страницу” и проводить над ее текстом
обычные операции форматирования (рис. 21).
Чтобы красиво расположить текст в
ячейке, вы можете воспользоваться уже знакомым
вам аппаратом форматирования как одного, так и
нескольких абзацев: установить границы абзаца (с
помощью треугольников на горизонтальной
линейке), отбивки, междустрочные интервалы;
изменить направление текста, “залить” одну
или несколько выделенных ячеек любым цветом ( ) и т.д.
Например, на рис. 21 хорошо видно,
что верхний треугольник определяет отступ в
первой строке (вы можете его убрать, сдвинув
треугольник к левой границе столбца), а нижний —
отступ остальных строк.
Рис. 21. Операции с текстом ячейки
таблицы
Направление текста в выделенной
ячейке (в группе ячеек) можно изменить командой [Формат-Направление
текста…] — так же, как вы изменяли направление
текста в надписи.
[Таблица-Свойства таблицы…].
Если вы создали длинную таблицу с широкими
строками, у вас возникнет два вопроса: 1) как
сделать так, чтобы заголовок таблицы повторялся
на каждой странице; 2) как сделать так, чтобы
строка не разрывалась при переходе на новую
страницу (это делает таблицу неряшливой). Для
решения этих вопросов выделите первую строку
таблицы, а затем на вкладке Строка окна
команды [Таблица-Свойства таблицы…]
установите флажок “Повторять как заголовок на
каждой странице” и снимите флажок “Разрешить
перенос строк на следующую страницу”.
Кроме того, на вкладках этого окна
можно установить ряд параметров таблицы, строк,
столбцов и ячеек. Эти операции легко изучить на
практике.
Возможности таблиц Word. Итак,
таблица MS Word обычно выполняет тривиальные
функции — служит структурным документом
обычного текстового документа. Однако
разработчики предусмотрели для этих таблиц еще
несколько функций.
1. Таблица MS Word может служить несложной
базой данных, данные которой можно
экспортировать в электронные таблицы и в таблицы
MS Access. В этом качестве выделенные столбцы можно
сортировать по возрастанию или убыванию (команда
Таблица-Сортировка…]). Напомним, что при этом
данные каждого столбца должны быть одного типа
(текст, числа или даты).
Примечание. Сортировать можно и
абзацы, не входящие в таблицу.
2. Если столбец содержит числа, вы
можете установить курсор в последнюю ячейку
столбца и нажать кнопку со знаком суммы ( ). Все числа столбца
будут просуммированы.
3. С помощью окна команды [Таблица-Формула…]
вы можете проводить расчеты в своей таблице по формулам,
— примерно так же, как в электронных таблицах.
4. Наконец, таблица MS Word может служить
источником данных при операциях слияния.
8. Формирование оглавления
MS Word предусматривает несколько
способов автоматического составления
оглавления документа. Мы предполагаем, что вы
форматируете заголовки в уже набранном тексте, и
поэтому рекомендуем самую простую схему.
1) Установив любой режим отображения, примените
ко всем заголовкам соответствующий стиль (Заголовок 1, Заголовок 2
и т.д.). Для этого используется раскрывающийся
список стилей оформления на панели инструментов
“Форматирование”. Перед применением стиля не
забывайте установить курсор в абзаце-заголовке.
2) Если вы хотите выполнить процедуру
автоматического присвоения номеров заголовкам,
откройте вкладку Многоуровневый окна
диалога команды [Формат-Список...] и выберите
один из форматов, предлагаемых на этой вкладке.
3) Для автоматического составления
оглавления установите курсор в точку вставки
оглавления и выберите команду [Вставка-Оглавление
и указатели...] (или [Вставка-Ссылка Оглавление и указатели...]).
В диалоговом окне (рис. 22) выберите вкладку
Оглавление. В этом окне, пользуясь шаблоном
оглавления, показанным в демонстрационном
подокне Образец, можно выбрать формат оглавления
и ряд его параметров (низший уровень заголовка,
включаемый в оглавление, положение номеров
страниц и др.). Нажмите OK.
В более сложных случаях оглавление
формируют в режиме отображения “Структура
документа” с помощью небольшой панели
инструментов.
Для текстов заголовков в оглавлении
предусмотрены стили: Оглавление 1, Оглавление 2 и т.д.
Нажав клавишу  , вы можете в любой момент обновить
оглавление.
Рис. 22. Диалоговое окно вставки
оглавления и указателей
* Как уже говорилось в части 1, в новейших версиях Word используются команды [Формат-Стили и форматирование…] и [Сервис-Шаблоны и надстройки].
|