Часть 2. Редактирование текстовых документов

Продолжение. См. № 17–24/2008; № 1–5/2009

9. Грамматика и редактирование документа

9.1. Общие сведения

В общем случае литературный контроль завершенного документа заключается в проверке четырех составляющих, образующих грамматику языка: пунктуации, орфографии, синтаксиса и стиля изложения.

Пунктуация (точнее, нормативная пунктуация) — это правила расстановки в предложении знаков препинания и других служебных символов.

Примечание. Некоторые писатели вносят свои поправки в нормативную пунктуацию, — в чисто художественных целях. Особенно это характерно для таких мастеров слова, как Горький, Солженицын и другие.

Орфография — это способы правильного написания отдельных слов языка, — без ошибок и опечаток (“корова”, а не “карова”; “пример”, а не “прмер” и т.д.).

Синтаксис — это способы правильного построения текстов на естественных (или формальных) языках.

 

Стиль изложения, строго говоря, не входит в грамматику, — это эстетическая составляющая произведения: текст может быть синтаксически правильным, но стилистически ущербным.

В MS Word все перечисленные составляющие объединяют термином “правописание”, которое, в свою очередь, подразделяют на “орфографию” (пунктуация плюс орфография) и “грамматику” (синтаксис (или просто грамматика) и стиль).

При литературном совершенствовании документа от системы контроля правописания неотделимы механизм автоматической расстановки переносов и функции тезауруса (подбор синонимов и антонимов).

В русскую версию MS Word встроен продукт фирмы “Информатик А.О.” ОРФО™, который и обеспечивает литературное обслуживание документа.

9.2. Проверка правописания

Основная процедура. Орфографию и грамматику в MS Word проверяют одновременно, с помощью команды [Сервис-Правописание...].

Если у вас нет особых требований к нюансам проверки (основная масса пользователей озабочена в основном только поиском опечаток), установите курсор в начало документа и выберите эту команду или нажмите кнопку панели инструментов “Стандартная” .

На рис. 23 показан пример сообщения, которое выдала ОРФО при контроле этой части статьи.

Рис. 23. Проверка правописания

Если на вкладке Правописание окна диалога команды [Сервис-Параметры...] установлен флажок Статистика удобочитаемости, по окончании проверки на экран поступит окно, из которого вы можете узнать немало интересного о своих литературных способностях и качестве сочиненного вами произведения.

Иногда возникают недоразумения, связанные с тем, что Word, проверяя русский текст, наталкивается на фрагмент, форматированный “английским” стилем. Если ко всему документу или к его фрагментам применены какие-либо стили, проверьте, какой язык установлен для того или иного стиля (командой [Формат-Стиль...]). В принципе вы можете подготовить собственный орфографический словарь, имя которого произвольно, а расширение .DIC (например, MYDIC.DIC). Такой словарь поможет вам искать ошибки независимо от языка, на который настроен Word.

 

Подготовка к проверке правописания. Если вы намерены тщательно проконтролировать свой текст, на вкладке Правописание команды [Сервис-Параметры...] с помощью флажков можно установить разнообразные режимы, разные сочетания методов проверки правописания.

С помощью той же вкладки вы можете настроить грамматическую систему так, чтобы она проверяла стиль и нормы русского языка в соответствии с назначением и характером текста. Из раскрывающегося списка Набор правил: можно выбрать общий стиль, которым должен быть написан документ: Строго (все правила), Для обычной переписки, Для деловой переписки и т.д.

Если на этой вкладке нажмете кнопку Настройка:, на экран поступит окно диалога, в котором необходимо включить одну из радиокнопок: Грамматика или Стиль. На рис. 24 в качестве примера показан фрагмент этого окна с вариантом Стиль.

Чтобы скомпоновать собственную систему контроля грамматики и стиля, в двух списках этого окна нужно просто установить соответствующие флажки. Например: “Запятые в деепричастных оборотах” или “Редкие и разговорные формы слов”. В нижней части окна (не показанной на рисунке) можно указать ограничения на количество слов в предложении и на использование некоторых оборотов (например, “Нанизывание родительных падежей” и т.п.).

Грамматические функции текстового процессора трудно переоценить: по мнению автора, если регулярно пользоваться ими, можно значительно повысить уровень своей грамотности.

Рис. 24. Настройка проверки стиля

Тем не менее к рекомендациям грамматической подсистемы все-таки следует относиться критически: в каком-то количестве случаев (статистики у автора нет) она дает неуместные в данном контексте советы (особенно при контроле сложных научно-технических текстов и тем более художественных произведений). Пример показан на рис. 23: точка в указанном месте, конечно, не нужна.

При контроле орфографии проверка иногда ведется чисто механически, по формальному совпадению слов. Например, если вы написали “я дал другу свет” (вместо “совет”), Word может и не заметить ошибки.

9.3. Перенос слов

Как уже говорилось в части 1, Word фактически рассматривает набранный абзац как одну длинную “строку”. Слова этой “строки” программа сама по определенным правилам размещает в строках страницы. Рассмотрим наиболее типичный случай: вы заказали выравнивание абзаца по ширине (т.е. по левой и правой границам абзаца). Размещая очередное набранное слово в такой строке, Word сравнивает длину слова с длиной оставшейся части строки. Если слово не умещается в строке, Word переносит его на новую строку страницы, а остальные слова текущей строки выравнивает, вставляя между ними пустые промежутки равной длины. Чем длиннее переносимое слово, тем больше будет длина каждого промежутка.

Эту длину можно уменьшить (в идеале — довести до ширины пробела данного шрифта), если разбить переносимое слово на слоги (например, “ве-ло-си-пед”) и оставить на текущей строке часть слова (ту, которая поместится, — например, “вело-”), т.е. попросту выполнить перенос.

Word позволяет использовать два режима переноса — автоматический и ручной. Для автоматического переноса необходимо выбрать команду [Сервис-Язык4Расстановка переносов...] и в ее диалоговом окне установить флажок “Автоматическая расстановка переносов”.

Однако автоматический перенос не всегда выполняется правильно, к тому же плохо переносятся слова, окаймленные служебными символами (скобками, кавычками).

Поэтому в любом случае вам необходимо уметь вручную регулировать переносы и промежутки между словами. Если промежуток между словами в строке слишком велик, попытайтесь разбить первое слово следующей строки на две части, вставив между ними так называемый мягкий перенос (клавиши + ), например, “велоси-пед”. Word перенесет (если сможет) “велоси-” на предыдущую строку, сократив длину промежутка. Если попытка оказалась безуспешной, попробуйте “вело-сипед” и т.д.

Примечания.

1) Если промежуток между словами не слишком велик (т.е. не раздражает вас), оставьте строку в покое: перенос сам по себе тоже не украшает текст (как и слишком большие промежутки).

2) Если Word встретит в слове обыкновенный дефис (например, “контр-адмирал”, “научно-технический” и т.п.), при необходимости он самостоятельно выполнит перенос (контр-...адмирал), независимо от языка версии.

3) Иногда необходимо запретить перенос в слове из двух частей, разделенных дефисом (например, “MS-DOS” лучше не разрывать). В этих случаях введите так называемый неразрывный дефис (клавиши  + + ). Такой дефис запретит программе разрывать слово, даже если возможен перенос.

4) Иногда необходимо запретить программе вставлять промежуток между словами сверх одного или нескольких пробелов. Например, сейчас вы читаете четыре примечания (1, 2, 3, 4). Желательно иметь одинаковые промежутки между номером примечания и его первым словом (“1) Если... ”, “3) Иногда” и т.д.), иначе текст станет неаккуратным. В таких случаях набирайте так называемый неразрывный пробел (клавиши  + + ), который запретит программе добавлять при выравнивании промежуток между словами. Впрочем, в данном случае аккуратности можно добиться другим способом: объявить абзацы 1)–4) списком-перечислением.

9.4. Тезаурус (синонимы и антонимы)

Авторы литературных произведений хорошо знают, сколько сил уходит на подбор синонима (а иногда и антонима^*) к слову, которое в данном контексте автору либо не нравится, либо просто надоело. Выделите это слово (например, воля), выберите команду [Сервис-Язык4Тезаурус...], и в списке Значения: диалогового окна вы увидите все синонимы слова (рис. 25).

Если в тезаурусе имеются антонимы выбранного слова, в списке синонимов появится элемент (антонимы). Выделите его, и в правом подокне появится перечень антонимов (в нашем примере — слова “воля”).

Тезаурус помогает улучшить литературный стиль документа. Например, вместо слова “иной” MS Word может посоветовать слово “другой”, вместо “работает” — “трудится” и т.п. Ценность этой замечательной функции в том, что не надо мучительно вспоминать синонимы: Word предложит сразу несколько вариантов. Однако и в этом случае к списку синонимов следует относиться критически: наряду с подходящими вариантами, Word может навязать вам что-нибудь совсем неуместное в данном контексте.

Рис. 25. Тезаурус MS Word

9.5. Регистрация исправлений в текстовом документе

Если вы редактируете какой-либо документ и хотите зафиксировать свои исправления (например, чтобы показать автору документа), выберите команду [Сервис-Исправле­ния4Выделить исправления...] (или [Сервис-Исправления]). Появится диалоговое окно (рис. 26):

Рис. 26. Регистрация исправлений

Установите флажок Записывать исправления. Если включить два остальных флажка, исправления будут отображаться на экране, а также печататься вместе с документом (рис. 27):

Рис. 27. Отображение исправлений

Способы пометки исправлений (подчеркивание, зачеркивание, цвета и др.) вы можете указать на вкладке Исправления команды [Сервис-Параметры...] или после нажатия кнопки Параметры... в окне (рис. 26). Например, в примере, показанном на рис. 27, мы выбрали следующий способ: 1) удаленный фрагмент текста зачеркивается; 2) вставленный фрагмент — подчеркивается; 3) строка с исправлениями отмечается вертикальной чертой на левом поле страницы.

9.6. Сравнение версий документа

При напряженной работе над несколькими вариантами одного и того же документа часто возникает необходимость сравнить между собой две версии документа (чтобы контролировать процесс ввода изменений).

В качестве конкретного примера сравним два текстовых документа — Арфа.doc и Лира.doc. Откроем файл Арфа.doc и выберем команду [Сервис-Исправления4Сравнить версии...]. Появится стандартный файлер <Выбор файла для сравнения с текущим документом> (т.e. с Арфа.doc). Выберем документ Лира.doc. После этого в открытом и активном документе Арфа.doc вы увидите результаты сравнения: 1) зачеркнутым текстом (в цвете) отображаются фрагменты, имеющиеся в Лира.doc и отсутствующие в Арфа.doc; 2) тем же цветом отображается незачеркнутый текст, обнаруженный в Арфа.doc, но отсутствующий в Лира.doc; 3) строки с расхождениями отмечаются вертикальной чертой на левом поле^**.

10. Полиграфические средства текстового процессора

Все возможности текстового процессора, рассмот­ренные нами, позволяют подготовить к печати документ высочайшего качества, которое, казалось бы, удовлетворит самого взыскательного пользователя. Но чтобы набранный вами документ стал книгой, недостаточно сделать его красивым и грамотным.

В издательском деле существуют еще и специальные требования к оформлению печатного текста, за выполнением которых следит особый сотрудник издательства — технический редактор. В этом пункте мы кратко рассмотрим некоторые функции Word, предназначенные для профессиональной верстки издания.

10.1. Управление плотностью символов в слове

Команда [Формат-Шрифт...] и вкладка Интервал диалогового окна <Шрифт>, показанного на рис. 4, позволяют:

· установить плотность размещения символов в слове: оставить нормальное расстояние между символами, набрать текст разрядкой, набрать сжатый текст;

· опустить или поднять текст в строке;

· установить кернинг (сдвиг соседних букв в слове, чтобы сделать размещение символов разного рисунка более равномерным).

10.2. Вставка “нестандартных” символов

Символы разных шрифтов. Для вставки нестандартного (или “специального”) символа необходимо установить текстовый курсор в точку вставки и выбрать команду [Вставка-Символ...]. На экран выдается диалоговое окно с двумя вкладками, — фрагмент этого окна показан на рис. 28.

На вкладке Символы (эта вкладка показана на рисунке) имеется раскрывающийся список Шрифт:, из которого вы можете выбрать шрифт для вставки символов (например, Wingdings). Набор всех символов выбранного шрифта отображается в таблице, занимающей основную часть окна. Окно может иметь вертикальную полосу прокрутки.

Рис. 28. Диалоговое окно вставки символов

Если вы не можете разглядеть символ таблицы, щелкните на нем мышью, и символ появится на экране в увеличенном виде (на рисунке показан греческий символ a (“альфа”)).

Для вставки выбранного символа можно дважды щелкнуть по нему мышью или нажать кнопку Вставить.

Окно <Символ> является немодальным (см. “Графический интерфейс пользователя”). Это означает, что, не удаляя этого окна, вы можете щелчком мыши переключиться на окно документа, поработать в нем, а затем вернуться в окно <Символ> и продолжить вставку символов.

В новых версиях Windows вам может и не понадобиться Symbol. Например, если выбрать в списке Шрифт: Times New Roman, в правой части окна появится заголовок “Набор символов”. Это означает, что из этого шрифта, пользуясь вертикальной полосой прокрутки, вы можете выбрать “экзотический” символ практически из любого алфавита: латиницы (включая символы с надстрочными знаками), кириллицы, иврита и многое-многое другое.

Вставка специальных символов. Пользуясь вкладкой Специальные символы (рис. 28), вы можете вставлять в текст разнообразные “типографские” символы:

· длинное тире “—”;

· короткое тире “–”;

· знак авторского права (©);

· охраняемый знак ® (зарегистрированный товарный знак);

· товарный знак (™);

· мягкий перенос, неразрывный пробел, неразрывный дефис и многие другие.

Примечание. Большинство из этих символов удобнее вставлять с помощью клавиатуры. Например, для ввода символа “—” можно нажать

+ +} (пометка Num означает правую клавиатуру).

Чтобы закрыть окно <Символ>, нажмите кнопку Отмена или Закрыть.

10.3. Управление положением абзацев на странице

Управление размещением строк. Выбрав команду [Формат-Абзац...] и вкладку Положение на странице, можно указать программе Word условия переноса строк со страницы на страницу.

В оригинал-макете издания не допускаются так называемые висячие строки:

· widow (“вдова”) — последняя строка абзаца, которая стала первой строкой следующей страницы;

· orphan (“сирота”) — первая строка абзаца, которая оказалась последней строкой текущей страницы.

Чтобы исключить возможность появления таких строк в документе, необходимо установить флажок “Запрет висячих строк”.

Кроме того, с помощью флажков того же окна можно сделать следующее:

· запретить страничный разрыв в абзаце (флажок “Не разрывать абзац”);

· запретить страничный разрыв между двумя последовательными абзацами (флажок “Не отрывать от следующего”);

· поручить программе разместить текущий абзац на новой странице (флажок “С новой страницы”).

11. Оптимизация работы над документом

Ниже рассматриваются некоторые методы оптимизации ввода текста, специфичные для текстового процессора.

Примечание. Операция автозамены используется и в других приложениях Microsoft Office.

11.1. Автотекст

Постановка задачи. Допустим, вам часто приходится вводить в текст документа одно и то же словосочетание или слово, — например: “пользовательские панели инструментов” или “something”. Вы можете упростить работу, если объявите такие словосочетания элементами автотекста.

Создание автотекста. Наберите словосочетание и выделите его. Выберите команду [Сервис-Параметры автозамены...] и щелкните на вкладке Автотекст (рис. 29).

В окне Образец вы увидите элемент автотекста, и этот же элемент воспроизводится в поле ввода Имя элемента:.

У вас есть два способа создания автотекста.

1) Установите флажок “Автозавершение для автотекста и дат” и нажмите Добавить.

С этого момента, как только вы наберете три-четыре первых символа автотекста (например, пол...), над строкой в желтой рамке появится полный текст предлагаемого процессором элемента (в нашем случае пользовательские панели инструментов). Если вас устраивает предложенный текст, нажмите , и автотекст будет введен в строку. Если же вы имели в виду другой текст (например, полный), продолжайте набор.

2) В поле Имя элемента: введите имя (код) своего элемента автотекста (например: пин) и нажмите кнопку Добавить.

С этого момента вы можете набрать вместо элемента автотекста его код (пин) и нажать F3. Автотекст появится в набираемой строке.

Рис. 29. Окно <Автотекст>

Если длина автотекста велика (или есть другие причины), вы можете просто выделить его в списке имен на вкладке Автотекст и нажать кнопку Вставить. Кроме того, вы можете назначить элементу автотекста сочетание клавиш (окно <Настройка>).

Для удаления элемента автотекста выделите его имя и нажмите кнопку Удалить.

11.2. Автозамена

При вводе больших текстов вам часто приходится набирать одни и те же словосочетания, вставлять одни и те же рисунки. Например, при подготовке нашего учебника мы часто использовали выражения “диалоговое окно”, “Windows”, “вертикальная полоса прокрутки”, часто вставляли картинку nb.bmp 

(). С другой стороны, некоторые люди, набирая текст, часто делают одни и те же ошибки, — например, вместо “для” пишут “лдя”, вводят две прописные начальные буквы в слове (например, МОнитор) и т.п.

Программа Word предлагает вам очень полезную функцию, суть которой заключается в следующем. Допустим, вы хотите упростить ввод текста “диалоговое окно”. Этому тексту вы приписываете некое условное обозначение (если хотите, — код), например, db. В дальнейшем вы просто набираете db, нажимаете клавишу с любым служебным или управляющим символом (например или ), а Word самостоятельно заменяет “db” на “диалоговое окно”. Кодом “Norton Commander” может служить, например, “nc”, кодом слова “для” — “лдя” и т.п. Обозначение и соответствующая ему замена вместе образуют элемент списка автозамены, запоминаемого программой Word.

Для занесения нового элемента в список автозамены необходимо выбрать команду [Сервис-Автозамена...]. На экране появится диалоговое окно (рис. 30).

В группе флажков этого окна вы можете активизировать любую из “стандартных” функций Word: “Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова” и др., — см. рис. 30. Эти функции встроены в Word и не имеют отношения к списку автозамены.

Рис. 30. Диалоговое окно автозамены

В поле Заменить: вы набираете обозначение (код) замены (например, nc), а в поле на: — текст замены (например, Norton Commander). Затем надо нажать кнопку Добавить.

Операция автозамены имеет четкий алгоритм: при наборе изолированного обозначения оно автоматически будет заменено “расшифровкой”, указанной вами в поле на:. Это означает, что для автоматической замены вы должны набрать ее обозначение (например, nc) как отдельное слово и нажать либо , либо  (или ввести служебный символ). Если вы наберете, скажем, binc или ncd (а не nc), замены не произойдет.

При вставке замен типа “nc”, “db”, “лдя” в окне, показанном на рис. 30, было активизировано поле выбора Обычный текст. Это означает, что Word, регистрируя такую замену, не получает от вас информации о шрифте, начертании, размере шрифта замены, и при вводе эта замена будет форматирована в соответствии с текущими установками шрифта и его атрибутов. В этом режиме в качестве замены нельзя указать, скажем, рисунок.

Однако Word позволяет вам вставить в список автозамены в качестве замены форматированный фрагмент документа (текст или рисунок). Для этого перед выбором команды [Сервис-Автозамена...] необходимо выделить фрагмент (текст или рисунок). В поле на: окна (рис. 30) вы сразу увидите выделенный фрагмент (это понятно, Word уже знает, что вы имеете в виду). При этом автоматически активизируется радиокнопка Форматированный текст. Наберите код замены (например, nb) и нажмите Добавить. В дальнейшем Word будет подставлять на место такого кода копию его расшифровки (например, рисунок или форматированный текст), не обращая внимания на текущие установки. Например, если вы наберете обозначение nb, показанное на рис. 30, вместо него появится картинка: .

С помощью того же окна вы можете модифицировать и удалять элементы списка автозамены. Для модификации щелкните на элементе списка (название кнопки Добавить изменится на Заменить), исправьте текст в полях Заменить: и на: и нажмите кнопку Заменить.

Для удаления выделите элемент списка (щелкните на нем) и нажмите кнопку Удалить.

Примечание. Функции автотекста и автозамены очень похожи. С одной стороны, трудоемкость автозамены чуть меньше: не надо нажимать ни F3, ни . С другой стороны, автозамена предназначена в основном для часто ошибающихся людей и быстрой вставки графических объектов, и в этом кроется “опасность”, — если вы неудачно выбрали код замены. Например, если вы заменили сочетание “командная строка” сочетанием “ко”, то при переносе, скажем, “ко-манда” вы получите “ко-командная строкаманда”.

11.3. Другие методы оптимизации

Ранее мы указывали и многие другие способы оптимизации работы над документом: модификация меню и панелей инструментов, создание собственных панелей, назначение клавиатурных сочетаний, создание макросов.

В частности, элементу автотекста (например, “пользовательские панели инструментов”) вы можете назначить сочетание клавиш (допустим, + 2) и вводить элемент нажатием этих клавиш (в этом случае и автозамена не понадобится).

12. Макросы

12.1. Общие сведения о макросах

Как уже говорилось, составным элементом многих приложений Windows является среда программирования, позволяющая пользователю записывать и выполнять самостоятельные программы-макросы. Такая программа составляется на языке VBA (Visual Basic for Applications) или на его подмножестве, хранится в шаб­лоне (чаще всего — в Normal.dot) или в одном из документов данного приложения. Макрос выполняется в режиме интерпретации.

Как правило, макрос используется для автоматизации какой-либо часто выполняемой последовательности операций (например, по оформлению документа), однако никто не мешает вам, если вы знаете язык VBA, подготовить полноценную программу — с вычислениями, циклами, переходами, созданием окон и т.п.

Создание макроса. Для создания макроса применяются два способа, которые мы условно назовем визуальным (по аналогии с визуальным программированием) и ручным.

Для визуального создания макроса необходимо воспроизвести его алгоритм средствами приложения, т.е. выполнить ту цепочку операций, которую вы хотите зафиксировать в качестве программы. На основании ваших действий Word автоматически создаст исходный текст макроса и запишет его в указанный вами шаблон.

Для ручного создания макроса необходимо знать VBA. В этом случае макрос создается точно так же, как и любая другая программа, — в окне редактора Visual Basic.

Выполнение макроса. В общем случае для выполнения макроса надо выбрать команду [Сервис-Макрос4Макросы...], затем в ее диалоговом окне выделить имя макроса и нажать кнопку Выполнить. Однако для часто используемых макросов гораздо удобнее назначить макросу кнопку панели инструментов или сочетание клавиш.

Кнопку помещают на какую-либо встроенную панель инструментов или на заранее созданную пользовательскую панель.

Просмотр и редактирование макроса. Чтобы увидеть исходный текст макроса и при необходимости отредактировать его, надо выбрать команду [Сервис-Макрос4Макросы...], в ее окне диалога выделить имя и нажать кнопку Изменить. На экране появится окно редактирования с текстом выбранного макроса. В этом окне вы работаете точно так же, как и в окне любого текстового редактора.

12.2. Визуальное создание макроса

Принципы визуального создания макросов мы рассмотрим на простейшей задаче. Допустим, время от времени вы создаете некую рукопись с фиксированными полями страницы: верхнее — 2 см, нижнее — 3 см, левое — 2,5 см, правое — 2 см; колонтитулы — 1,25 см. В общем случае эти поля необходимо устанавливать на вкладке Поля команды [Файл-Параметры страницы...]. Для автоматической установки указанного формата создадим макрос и назначим ему кнопку панели инструментов.

Процесс визуального создания макроса состоит из двух этапов: подготовка к созданию (шаги 1–4) и выполнение программируемых операций (шаг 5).

1. Выдайте в окно приложения панель инструментов, на которую вы собираетесь поместить кнопку для своего макроса.

2. Дважды щелкните на поле ЗАП в строке состояния или выберите команду [Сервис-Макрос4Начать запись...]. На экране появится диалоговое окно <Запись макроса> (рис. 31):

Рис. 31. Ввод данных о макросе

В поле Имя макроса: необходимо указать произвольное имя создаваемого макроса (например, Рукопись); в поле Описание:, если хотите, наберите краткое описание этого макроса.

Примечание. Если макросу будет назначена кнопка панели инструментов, имя макроса будет появляться в “желтой” подсказке.

В списке Макрос доступен для: находятся имя шаб­лона, на основе которого создается ваш документ, и имена всех присоединенных шаблонов. Создаваемый макрос будет помещен в шаблон, имя которого находится в заголовке раскрывающегося списка Макрос доступен для:. Чаще всего список содержит единственное имя — Normal.dot (Обычный.dot).

3. Если в дальнейшем вы собираетесь запускать мак­рос на выполнение общим способом — из диалогового окна <Макрос>, нажмите OK и переходите к шагу 5 (“репетиции” макроса). Мы же рассмотрим более интересную операцию: назначение нашему макросу кнопки панели инструментов.

Нажмите в окне рис. 31 кнопку Назначить макрос панели. Откроется диалоговое окно <Настройка> (рис. 32):

Рис. 32. Диалоговое окно <Настройка>

4. Методом “Drag-and-Drop” перетащите имя создаваемого макроса из поля Команды: на панель инструментов (точно так же, как вы делали это при создании пользовательской панели). Нажмите кнопку Закрыть, чтобы начать запись.

5. MS Word переходит в режим записи макроса. На экране появляется небольшая панель с двумя кнопками (рис. 33). Вам необходимо выполнить запланированную цепочку операций и нажать кнопку “Остановить запись”. Если вы хотите не записывать часть операций, нажмите кнопку “Пауза”, выполните эти операции, а затем вновь нажмите “Пауза” (такая же кнопка-переключатель есть на всех магнитофонах и видеомагнитофонах).

Рис. 33. Кнопки управления записью макроса

Вот алгоритм нашего макроса:

· выбираем команду [Файл-Параметры страницы...];

· на вкладке Поля набираем заданный формат страницы (верхнее поле — 2 см и т.д.);

· нажимаем кнопку OK;

· нажимаем кнопку “Остановить запись”.

Макрос готов. Кнопка его снабжена текстом Normal.NewMacros.Рукопись. Вы можете спокойно пользоваться и такой кнопкой, но если вы хотите заменить текст значком, придется выполнить уже знакомую нам процедуру, которая, строго говоря, к созданию макроса отношения не имеет.

Напомним эту процедуру:

1) выдайте на экран окно <Настройка> (вкладка Команды);

2) щелчком мыши выделите кнопку своего макроса;

3) на вкладке Команды: нажмите кнопку-команду [Изменить выделенный объект];

4) появится список-меню (рис. 34), в котором надо включить радиокнопку Основной стиль и выбрать одну из команд [Выбрать значок для кнопки] или [Изменить значок на кнопке...]. Туманное название радиокнопки “Основной стиль” обозначает именно кнопку (а не кнопку и текст и т.п.).

В первом случае появится окно с небольшой коллекцией кнопок, а во втором случае — окно редактора кнопок, в котором вы можете собственноручно нарисовать значок^***.

Рис. 34. Выбор значка для макроса

В заключение этого пункта приведем пример создания простенького макроса, c назначением ему сочетания клавиш + 5.

Задача: ввести в текущую позицию курсора пару угловых (“типографских”) кавычек “”. Код открывающей кавычки — 171, код закрывающей кавычки — 187.

Рис. 35. Назначение макросу сочетания клавиш

Выполните следующие шаги.

1. Включите индикатор NumLock.

2. Дважды щелкните на ЗАП, введите имя макроса (например, Кавычки) и нажмите кнопку Назначить макрос клавишам (рис. 31).

3. Появится окно, показанное на рис. 35.

Щелкните мышью на поле Новое сочетание клавиш: и нажмите + 5. Щелкните на кнопках Назначить и Закрыть.

4. MS Word переходит в режим записи макроса. На экране появляется панель с двумя кнопками (рис. 33). Введите коды кавычек + <0171> и + <0187> и нажмите кнопку “Остановить запись”. Макрос готов.

13. Принципы конвертирования файлов

Проблема конвертирования (перевода) файла из одного формата в другой возникает у активного пользователя довольно часто. Например, форматы оперативных файлов различных СУБД могут быть не совместимы между собой; и тогда приходится прибегать к промежуточному представлению данных в каком-то формате, который распознается любой СУБД. В качестве примера укажем на распространенный тип текстового файла CSV (Cоmma-Separated Value — значения, разделяемые запятой). В таком формате (поля разделяются запятыми) можно представить файлы MS Excel, файлы dBASE-подобных СУБД и т.д. Разделитель может быть и другим (например, символом табуляции).

Формат RTF. Во многих случаях для преобразования текстового документа из одного формата в другой можно использовать файл .DOC, сохраненный в формате RTF (Rich Text Format — расширенный текстовый формат). Например, чтобы прочитать документ, записанный в Word 2000, приложением Word 6.0/95, приходится сначала преобразовать его в универсальный формат RTF, а затем уже читать и сохранять в Word 6.0/95.

Формат RTF разработан фирмой Microsoft, и основная его идея заключается в том, что все параметры форматирования документа (шрифты, начертания и т.п.) записываются в текстовой форме, условными обозначениями. Читать файлы RTF могут практически все текстовые процессоры; RTF поддерживают многие приложения Windows. К сожалению, файлы RTF имеют очень большие размеры, — поэтому при возможности необходимо сохранять их в формате .DOC.

Для преобразования документа .DOC в файл .RTF в списке окна рис. 37 нужно выбрать элемент Текст в формате RTF.

Следует помнить, что при преобразовании текстов и баз данных, как правило, не удается избежать искажений в результирующих документах, — их приходится дорабатывать вручную. Подробнее об этом сказано ниже.

Конвертирование текстовых файлов. Ранее мы рассмотрели два принципиально разных способа представления текстовой информации:

— в формате “канонического” текстового файла (.TXT);

— в формате текстового документа (на примере документа MS Word).

Далее мы расскажем, как преобразовать (конвертировать) файл формата .TXT в формат .DOC и, наоборот, файл формата .DOC в файл .TXT.

Напомним, что в текстовых файлах “канонического” формата символы представлены либо в кодировке Windows (CP-1251), либо в кодировке DOS (CP-866), либо в коде Unicode.

Преобразование .TXT -> .DOC. В ряде случаев MS Word может автоматически распознать кодировку текстового файла, открыть и сохранить его в формате документа .DOC.

Однако, во избежание недоразумений и неожиданностей, рекомендуем вам предварительно установить флажок “Подтверждать преобразование при открытии” на вкладке Общие окна команды [Сервис-Параметры...].

Откройте окно MS Word и выберите команду [Файл-Открыть...]. В файлере <Открытие документа> откройте окно папки (каталога) с исходным файлом .TXT (имя этой папки должно появиться в заголовке списка Папка:). Чтобы отобразить в окне папки файлы с расширением .TXT, выберите в раскрывающемся списке Тип файлов: строку “Текстовые файлы (.txt)” или “Все файлы (*.*)”. Занесите имя исходного файла в поле Имя файла: и нажмите кнопку Открыть.

Появится окно, показанное на рис. 36:

Рис. 36. Указание формата исходного файла

В списке Из формата: выберите элемент Только текст (если исходный файл набран в кодировке CP-1251) или элемент Текст DOS (если исходная кодировка — CP-866).

Word конвертирует ваш файл и выдаст его на экран (обычно в стиле Текст, записанном в шаблоне Normal.dot). Если вас устраивает этот стиль, конвертированный файл можно сразу сохранить в формате .DOC. Если не устраивает, отредактируйте полученный документ обычными средствами.

Далее выберите команду [Файл-Сохранить как...], а затем — в списке Тип файла:, показанном на рис. 37, — строку “Документ Word (.doc)”.

В поле Имя файла: укажите имя конвертированного файла и нажмите кнопку Сохранить.

Рис. 37. Сохранение файла в формате .DOC

Итак, ваш текстовый файл переведен в формат процессора Word. Далее вы можете выполнять над созданным файлом все операции, описанные в части 2.

Примечание. Как выглядит преобразованный текстовый файл в текстовом документе?

Во-первых, в конце каждой строки текстового файла имеется символ “Возврат каретки” (), а этот символ в MS Word служит признаком конца абзаца. Поэтому каждая строка исходного файла станет абзацем в документе Word, и символы придется удалять вручную.

Во-вторых, если в исходном файле имеются символы псевдографики (например, в таблицах или “псевдорисунках”), каждый из этих символов примет то начертание, которое предусмотрено для данного символа в соответствующем шрифте Windows. Однако самое неприятное заключается в другом. При построении таблиц и “псевдорисунков” в текстовых файлах вы всегда используете моноширинный шрифт, а в текстовых документах, как правило, используются пропорциональные шрифты. Правда, встроенный стиль Текст обычно обладает моноширинным шрифтом, однако почти всегда проще доработать документ средствами текстового процессора.

Преобразование .DOC -> .TXT. Для конвертирования активного документа Word в текстовый файл выберите команду [Файл-Сохранить как...]. В списке Тип файла: имеются строки:

Только текст

Текст с разбиением на строки

Текст DOS

Текст DOS с разбиением на строки.

Выбор любой из первых двух строк приведет к образованию текстового файла в кодировке Windows (CP-1251), а любая из двух последних строк позволит вам создать текстовый файл в кодировке DOS (CP-866).

При выборе элемента Только текст или Текст DOS MS Word превратит каждый абзац в одну строку, и ваш текстовый файл, возможно, будет иметь строки длиной в несколько сот символов. “Причесывать” такие строки придется вручную.

Поэтому, как правило, пользователи выбирают один из типов “...с разбиением на строки”. В этом случае в преобразованном файле каждая строка станет копией экранной строки документа Word, и это избавит вас от лишней работы.

Рис. 38. Предупреждение о потере параметров формата

Указав имя текстового файла (с расширением .TXT) в окне <Сохранение документа>, нажмите кнопку Сохранить. Как правило, на экране появится диалоговое окно (рис. 38).

Смысл этого запроса — напомнить вам, что при преобразовании документа Word в текстовый файл вы можете сохранить только простой текст (без форматирования и графики). Поэтому не пытайтесь воспользоваться “любезностью” MS Word (“Чтобы сохранить форматирование...”) и нажмите кнопку Да. Все готово.

Примечание. Итак, вы превратили документ Word в текстовый файл. Как он будет выглядеть?

Во-первых, отступ в первой строке каждого абзаца Word удалит, а в конце каждой строки текстового файла вставит обычные символы “Возврат каретки” и “Новая строка”.

Во-вторых, все графические элементы документа (в том числе и обрамления таблиц) будут разрушены. Напомним, что линии, образующие обрамление таблицы в документе Word, не имеют никакого отношения к псевдографическим текстовым символам, с помощью которых вы строите таблицу в текстовом файле.

Коротко о главном в этой статье

1. Технологию подготовки текстового документа можно разделить на два этапа: 1) формальные механизмы ввода текста, “рутинных операций”, форматирования символов и абзацев, создания и обработки графических объектов и таблиц, оформления страниц документа и создания оглавления; 2) “литературные” вопросы, связанные с совершенствованием документа: грамматику (контроль пунктуации, орфографии, синтаксиса и стиля изложения), переносы, подбор синонимов и антонимов, исправления, сравнение версий, подготовку оригинал-макета.

2. Для повышения “производительности” при работе над документом можно использовать функции автотекста и автозамены, а также множество других средств оптимизации, о которых много говорилось ранее.

3. MS Word содержит эффективные средства визуального и инструментального создания макросов — своеобразных “микропрограмм” на языке Visual Basic for Applications, позволяющих не только автоматизировать последовательности часто выполняемых операций приложения, но и создавать пользовательские приложения с собственным интерфейсом.

4. В заключение части 2 рассматриваются основы конвертирования файлов и текстовых документов из одного формата в другой.

---

* Антоним — слово с противоположным значением. Например, антонимом слова “свобода” является “неволя”.

** В новейших версиях Word используется команда [Сервис-Сравнить и объединить исправления].

*** В разных версиях Word выдаваемые окна могут различаться.